В числе организационных задач, решаемых в процессе создания службы ДОУ, стоит и задача нормативной регламентации работы самой службы. Задачи и функции могут различаться в зависимости от типа организации, правового и социального контекста, в котором она действует .

Структура, функции, задачи службы закрепляются в целом ряде локальных организационных и распорядительных документов - положениях, инструкциях, правилах, регламентах, структуре и штатной численности, штатном расписании, приказах о распределении обязанностей.

К числу важнейших организационных документов, закрепляющих правовой статус работников службы ДОУ, относятся положение о службе и должностные инструкции. Эти документы должны разрабатываться на основе действующего законодательства, нормативнометодических документов межотраслевого действия и организационных документов, определяющих деятельность самой организации (устав, учредительный договор). Разработка положения и должностных инструкций обеспечивает закрепление за службой общего объема функций, внутреннее построение службы ДОУ, а также устанавливает распределение функций и обязанностей работников.

В регламентации деятельности делопроизводственной службы значительную роль играет устав организации - правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы. Устав оказывает влияние на общую постановку делопроизводства, так как в этом документе определены задачи, направления и специфика деятельности организации, порядок утверждения организационной структуры, штатов, руководства. Заложенные в уставе положения создают изначальную организационную основу документооборота учреждения, способствуют регламентации информационных связей и позволяют определить реальный круг документов, которые будут создаваться в организации. Раздел устава, посвященный порядку управления организацией, закрепляет порядок документирования распорядительной деятельности и, соответственно, определяет круг документации, издаваемой руководством, влияет на упорядочение процессов документообразо-вания, определяет параметры информационных потоков и документооборота.

Положения о службе ДОУ могут разрабатываться на основе типовых или примерных, наличие которых не может заменить создание индивидуального положения. При разработке индивидуальных положений конкретизируется состав задач и функций службы исходя из реальных условий ее деятельности. Например, к типовым технологическим функциям могут быть добавлены функции прогнозирования развития документационного обеспечения, унификации документов, методического руководства документационным обеспечением структурных подразделений и др. Наоборот, в конкретном положении возможно исключение из числа типовых функций тех, которые в данной организации не выполняются службой ДОУ или закреплены за другими структурными подразделениями.

Положение разрабатывает и подписывает руководитель службы делопроизводства, утверждает руководитель организации. Положение оформляется на общем бланке организации и согласовывается с руководителями тех структурных подразделений, с которыми закреплены взаимосвязи. Положение вводится в действие с даты его утверждения.

Формуляр положения и структура текста унифицированы в УСОРД 1 (см. разд. 4.1).

В разделе «Общие положения» устанавливается точное название службы делопроизводства, ее место в организационной структуре организации, степень самостоятельности. Служба ДОУ должна создаваться как самостоятельное структурное подразделение, подчиненное непосредственно руководителю организации. Нередки случаи, когда служба ДОУ входит в состав подразделений, выполняющих иные функции (например, административно-хозяйственные отделы, административные управления, управления персонала и делопроизводства и др.). Даже в тех случаях, когда эти подразделения имеют статус самостоятельных, такая практика приводит к усложнению движения документов и не может способствовать рациональной организации документационного обеспечения управления.

В разделе «Общие положения» закрепляется внутренняя структура службы. Если в службе ДОУ существует некое количество внутренних подразделений (групп, бюро, участков и др.), они должны быть перечислены. Если в составе службы работает всего несколько сотрудников, в положении перечисляют должности работников службы делопроизводства.

Следующим пунктом в разделе «Общие положения» дается перечень основных законодательных и нормативных правовых актов РФ, нормативных и инструктивных документов, которыми служба ДОУ руководствуется в своей работе. При этом вначале перечисляются законодательные акты Российской Федерации, нормативные правовые документы, нормативно-методические документы межотраслевого действия, затем внутренние организационные и распорядительные документы самой организации, определяющие работу службы ДОУ.

Если служба ДОУ имеет свою печать (печати), в положении дается ее описание, условия ее хранения и использования. В положении также устанавливается ответственность службы ДОУ за сохранность и удостоверение документов печатью организации.

Второй раздел положения называется «Цели и задачи » и содержит формулировки основной цели создания и деятельности службы и задач по ее реализации. Так, к числу задач службы делопроизводства в настоящее время относят организацию, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях .

Третий раздел является основным. Он содержит всестороннюю характеристику деятельности службы ДОУ и называется «Функции». Их описание содержит все виды работы, выполняемой службой ДОУ. При этом принято излагать функции в их логической последовательности: прием поступающих документов, их обработка, регистрация, рассмотрение, передача исполнителям и т.д. Заканчивается этот раздел видами работы по хранению документов и их передаче в архив.

При наличии в службе структурных подразделений в раздел «Функции» вводятся соответствующие их названиям подразделы, а описание функций дается для каждого структурного подразделения. Тем самым закрепляется объем работы каждого участка службы. При разработке положения руководитель службы ДОУ должен тщательно продумать разграничение функций службы между отдельными звеньями или участками, для того чтобы избежать дублирования и параллелизма в работе, а также «утраты» или пропуска какой-то из функций, невключения ее в положение. При составлении этого раздела принято оговаривать, какие функции подразделение выполняет целиком, а в каких принимает участие и в какой форме. Раздел должен содержать четкие формулировки выполняемых работ, не допускающие их неоднозначное понимание.

Должностные обязанности руководителя службы делопроизводства могут регламентироваться отдельным документом (должностной инструкцией, должностным регламентом), однако достаточно часто вместо них в положение вводят раздел «Руководство », где закрепляются: наименование должности, (начальник, заведующий, управляющий), требования к уровню и профилю образования, квалификации и опыту практической работы руководителя службы ДОУ. В числе обязанностей указывают функцию координации деятельности службы делопроизводства, планирование ее работы, контроль за работой сотрудников, совершенствование организационной структуры, создание или участие в разработке нормативно-методического обеспечения деятельности службы и документационного обеспечения организации.

Встречаются положения, в которых раздел «Руководство» делится на три подраздела: обязанности, права, ответственность.

В числе обязанностей руководителя службы делопроизводства обязательно присутствует функция руководства и контроля за деятельностью подразделения. Но часто в этом разделе положения закрепляют выполнение отдельных функций службы (например, предварительное рассмотрение поступивших документов, подготовка документов к докладу руководству, контроль за сроками исполнения и др.), которые выполняются самим руководителем. В подразделе закрепляются также права руководителя службы делопроизводства, в числе которых обычно право устанавливать круг ответственности

своих заместителей (при их наличии), подписывать, утверждать, визировать определенные документы, издавать распоряжения по определенному кругу вопросов, назначать и освобождать от занимаемых должностей работников службы ДОУ (или представлять документы для этих процедур), применять меры поощрения или взыскания и др.

За руководителем службы делопроизводства закрепляется персональная ответственность за деятельность всей службы, выполнение всех функций, сохранность документов, соблюдение установленных норм и правил работы с документами и др. ГОСТ Р ИСО 15489-2007 закрепляет ответственность за все аспекты управления документами, в том числе за проектирование, внедрение и сохранность систем управления документами и их эксплуатационные характеристики, а также за обучение пользователей управлению документами и применению систем управления документами в индивидуальной практической деятельности . Особая ответственность в соответствии со стандартом должна быть возложена на лицо, обладающее соответствующими полномочиями внутри организации.

Пятый раздел положения «Права» содержит перечисление прав, которые закрепляются за службой в целом для реализации возложенных на нее задач и функций. В права службы ДОУ включают право проверять организацию работы с документами в структурных подразделениях, требовать от исполнителей доработки документов в случае нарушения правил их составления, запрашивать у структурных подразделений информацию, необходимую для выполнения своих функций, и др. Значительное влияние на состояние работы с документами может оказать наделение службы ДОУ правом не принимать к регистрации и отправке внутренние и исходящие документы, оформленные с нарушением установленных требований (например, с отсутствием необходимых виз или подписей, с просроченными сроками и т.д.). Такое право, например, предоставлено делопроизводственным службам федеральных органов исполнительской власти: «Служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю» 2 .

Раздел «Ответственность» или выделяется в самостоятельный, или соединяется с разделом «Права» и содержит перечисление основных позиций, по которым служба несет ответственность за выполнение своих задач, состояние документации, ее соответствие требованиям правовых и нормативных документов, достоверность информации, ее утечку, организацию работы службы, работу с кадрами и др. Одно из положений ГОСТ Р ИСО 15489-2007 подчеркивает важность и значимость определения ответственности за работу с документами. При этом подчеркивается, что ответственность несут все сотрудники организации (в том числе управляющие документацией, специалисты смежных информационных профессий, руководство организации, руководители структурных подразделений, администраторы систем управления документами и другие лица, для которых работа с документами входит в их должностные обязанности). Положение о службе ДОУ является тем организационным документом, который должен содержать четкие формулировки позиций, за которые отвечает служба делопроизводства.

Раздел «Взаимоотношения с другими структурными подразделениями» должен отражать наличие и характер взаимосвязей службы делопроизводства с другими структурными подразделениями организации, возникающими в ходе выполнения ее задач и функций, взаимные обязательства, состав и характеристику документов, разрабатываемых службой делопроизводства совместно с другими структурными подразделениями, сроки их представления, периодичность обмена информацией. Как правило, в этом разделе фиксируются отношения с отделом кадров, секретариатом коллегиального органа, функциональными структурными подразделениями, юридическим отделом. В разделе перечисляются виды деятельности, которые служба ДОУ проводит по согласованию с другими подразделениями.

Пересмотр положения проводят при изменении структуры организации, переподчинении службы ДОУ, изменении ее наименования или внутренней организационной структуры, внедрении новых форм и методов организации труда, а также внедрении новой технологии, так как при этом происходит перераспределение функций между структурными подразделениями. Порядок пересмотра положения устанавливается либо в заключительном разделе этого документа, либо в «Общих положениях».

Пример положения о службе ДОУ дан в приложении 29.

Основным организационным документом, регламентирующим разграничение обязанностей и прав между сотрудниками, является должностная инструкция.

Должностная инструкция - это документ, который устанавливает организационно-правовое положение отдельного работника в структуре организации или структурного подразделения. В разработке должностных инструкций и их практическом применении должны быть заинтересованы как руководители, так и исполнители. Этот документ выполняет организационную, регламентирующую и регулирующую роль, является действенным средством управления, которое позволяет руководителю четко разграничить обязанности и права, установить ответственность, обеспечить взаимосвязи между отдельными должностями, исключить дублирование и устранить параллелизм в выполнении одних и тех же операций работниками каждого структурного подразделения организации. Кроме того, должностные инструкции дают возможность определить взаимозаменяемость работников. Этот документ позволяет руководителям осуществлять оценку деятельности каждого работника службы, объективно применять меры воздействия.

Должностная инструкция является необходимым организационным документом и с точки зрения исполнителя, который заинтересован в четких представлениях о характере и видах своей работы, круге должностных обязанностей, собственных полномочиях, правах и ответственности, установлении взаимосвязей. Психологи отмечают, что наличие грамотно составленных должностных инструкций на все должности значительно сокращает возникновение конфликтных ситуаций в коллективе.

Должностная инструкция по своему назначению является документом стабильного действия, она должна быть рассчитана на длительный срок применения, что способствует четкому распределению функций и видов работ между отдельными работниками, закрепляет их специализацию.

При разработке должностных инструкций используют Квалификационный справочник , типовые должностные инструкции.

Квалификационный справочник содержит регламентированный перечень требований к квалификации специалистов различных категорий, их знаниям и умениям. Квалификационные характеристики работников службы ДОУ даны в приложении 30.

Наличие типовых должностных инструкций значительно облегчает составление индивидуальных, но не заменяет их. Так как должностные инструкции являются документом, регламентирующим организационно-правовое положение работника в конкретной организации, то необходимо их составление для каждой должности, предусмотренной штатным расписанием этой организации.

Основным источником разработки должностных инструкций должно быть положение о структурном подразделении, так как оно содержит полный перечень видов работы, закрепленных за подразделением.

Положение и должностные инструкции - это взаимосвязанные и взаимодополняемые документы, так как обязанности каждого работника устанавливаются с целью распределения всего комплекса функций, выполняемых службой ДОУ, вытекают из задач и функций всей службы в целом. Должностные инструкции регламентируют задачи и функции, устанавливают их распределение между работниками, определяют содержание, характер и порядок деятельности каждого работника.

К тексту должностной инструкции предъявляются требования полноты определения задач, функций, обязанностей. Нечеткое и неполное определение деятельности каждого работника ведет к нестабильности и несогласованности действий отдельных работников. При закреплении в формулировках должностной инструкции общих, неконкретных, обтекаемых обязанностей создается чисто формальный документ, который не выполняет своего назначения. Все пункты должностной инструкции должны исключать возможность различного толкования ее содержания, конкретизировать обязанности и виды работы. Глаголы, выражающие действие, следует употреблять в изъявительном наклонении: «Инспектор выполняет», «Секретарь организует», «Референт составляет» и т.д. - и при этом точно отражать степень самостоятельности в выполнении работы: «принимает участие...», «совместно с.....», «организует визирование...», «обеспе

чивает выполнение...».

Формуляр должностной инструкции и структура текста унифицированы в УСОРД 1 (см. разд. 4.1).

В разделе «Общие положения» устанавливается наименование должности (в соответствии со штатным расписанием), ее статус и основные сведения о ней: название структурного подразделения, подчиненность работника, порядок назначения и освобождения от должности, порядок замещения этой должности в период временного отсутствия работника. Отдельным пунктом дается порядок приема и увольнения с работы. Следующий пункт содержит требования организации к уровню профессиональной подготовки, образования, стажу практической работы. При перечислении требований к профессиональной подготовке можно использовать Квалификационный справочник или установить дополнительные требования к квалификации работников службы ДОУ, уровню образования, стажу работы.

Если в организации предъявляют повышенные требования к уровню профессиональной подготовки, то возможно включение в должностную инструкцию специального пункта, в котором перечисляются требования к профессиональным знаниям. Например: «Секретарь должен знать: организационную структуру и направления деятельности организации, функции структурных подразделений и фамилии их руководителей, распределение обязанностей между руководителями организации, правила внутреннего трудового распорядка, делопроизводство, правила составления и оформления документов, правила эксплуатации вычислительной и организационной техники, средств связи, правила техники безопасности, нормы служебного этикета».

Кроме того, в должностную инструкцию могут быть включены и требования к практическим навыкам работы, например: «Секретарь должен уметь: работать на компьютере в среде Word, Windows и Exsel», «печатать на пишущей машине со скоростью... знаков», «составлять и оформлять служебные документы», «пользоваться... средствами связи».

В этот раздел включают пункт о нормативно-правовой основе деятельности работника службы ДОУ, в котором перечисляются те законодательные и нормативные акты, знание которых является необходимым в работе, а также распорядительные и организационные документы организации, которыми работник руководствуется в своей профессиональной деятельности.

В разделе «Основные задачи и функции » обобщенно формулируется основная задача работника, предмет его ведения, участок работы. Далее идет перечисление конкретных видов работ, из которых складывается выполнение основной задачи. Например: основная задача работника - регистрация документов; в разных организациях эта задача может предусматривать выполнение таких работ, как ведение одного или нескольких журналов, заполнение регистрационных или регистрационно-контрольных карточек, ведение компьютерной базы данных, передача информации, составление и ведение справочных картотек, обслуживание запросов специалистов аппарата управления и т.д. Поэтому в должностной инструкции следует тщательно формулировать каждый пункт исходя из принятой в организации технологии работы с документами. В этом же разделе формулируются особенности подготовки и передачи документов, доступ работника к определенной информации, правила обработки и передачи документов, методы и сроки выполнения обязанностей, порядок исполнения отдельных поручений и этические нормы, которые необходимо соблюдать в коллективе.

В раздел «Права» вносят такие права работника делопроизводственной службы ДОУ как: принятие решений по определенным вопросам, получение информации для выполнения своей работы, право визирования определенных видов документов, право контроля, право возврата документов на доработку и т.д. Четкая формулировка прав работника позволяет сформулировать его ответственность, которая выделяется в отдельный раздел. В числе обязанностей обычно указываются: соблюдение правил внутреннего трудового распорядка, правил эксплуатации техники и средств связи, конфиденциальности служебной информации, обеспечение сохранности документов, соблюдение этических норм, служебной субординации и др.

В разделе «Ответственность» устанавливаются содержание и формы ответственности должностного лица за результаты и последствия своей деятельности, а также за непринятие своевременных мер или действий, относящихся к его обязанностям. Ответственность может быть установлена дисциплинарная и материальная, но обязательно в соответствии с действующим законодательством и учетом специфики работы организации.

В разделе «Связи по должности » (этот раздел может быть назван «Взаимоотношения») должен быть определен порядок взаимодействия работника с другими структурными подразделениями и должностными лицами. Раздел выполняет координирующую роль и имеет важнейшее значение для установления и регламентации связей между различными структурными подразделениями, установления их иерархии и взаимных обязательств. В разделе устанавливается круг структурных подразделений, от которых работник получает (или передает) документацию, кому предоставляет информацию, с кем сотрудничает по определенным вопросам. Здесь, так же как и в других разделах, необходима точность формулировок характера взаимосвязей.

В соответствии с Трудовым кодексом РФ с должностной инструкцией работника обязаны ознакомить под расписку при приеме на работу. Виза ознакомления располагается ниже подписи руководителя службы делопроизводства (разработчика должностной инструкции) и состоит из слов «С инструкцией ознакомлен (на)», подписи работника, его инициалов, фамилии и даты.

Пример должностной инструкции дан в приложении 31.

Должностные обязанности работников службы делопроизводства и работников, отвечающих за организацию работы с документами в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти, устанавливаются должностными регламентами, являющимися составной частью административного регламента государственного органа .

Статья 47 ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» 1 устанавливает порядок разработки и содержание должностного регламента. В соответствии с законом должностной регламент должен установить:

• квалификационные требования к уровню и характеру знаний и навыков, предъявляемые к гражданскому служащему, а также к образованию, стажу гражданской службы (государственной службы иных видов) или стажу (опыту) работы по специальности;
• должностные обязанности, права и ответственность гражданского служащего за неисполнение (ненадлежащее исполнение) должностных обязанностей в соответствии с административным регламентом государственного органа, задачами и функциями структурного подразделения и функциональными особенностями замещаемой в нем должности гражданской службы;
• перечень вопросов, по которым гражданский служащий вправе или обязан самостоятельно принимать управленческие и иные решения;
• перечень вопросов, по которым гражданский служащий вправе или обязан участвовать при подготовке проектов нормативных правовых актов и (или) проектов управленческих и иных решений;
• сроки и процедуры подготовки, рассмотрения проектов управленческих и иных решений, порядок согласования и принятия данных решений;
• порядок служебного взаимодействия гражданского служащего в связи с исполнением им должностных обязанностей с гражданскими служащими того же государственного органа, гражданскими служащими иных государственных органов, другими гражданами, а также с организациями;
• перечень государственных услуг, оказываемых гражданам и организациям в соответствии с административным регламентом государственного органа;
• показатели эффективности и результативности профессиональной служебной деятельности гражданского служащего. Федеральным законом «О государственной гражданской службе

Российской Федерации» установлено, что положения должностного регламента учитываются при проведении конкурса на замещение вакантной должности гражданской службы, аттестации, квалификационного экзамена, планировании профессиональной служебной деятельности.

Инструкция по делопроизводству (документационному обеспечению управления) - основной нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами в учреждении, правила, приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними, узловые организационные моменты. Практически инструкция закрепляет систему делопроизводства, сложившуюся в той или иной конкретной организации. Порядок разработки инструкции по делопроизводству установлен только для федеральных органов исполнительной власти. Он включает несколько этапов и показывает значение, которое придается этому документу.

Федеральный орган исполнительной власти с учетом условий и специфики своей деятельности разрабатывает инструкцию по делопроизводству, утверждаемую руководителем федерального органа исполнительной власти по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела. Инструкция разрабатывается службой делопроизводства на основании приказа федерального органа исполнительной власти 1 . Внесение изменений в Инструкцию по делопроизводству осуществляется приказом федерального органа исполнительной власти после их согласования с Федеральным архивным агентством.

Инструкции разрабатываются с учетом законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации в сфере информации, документации и архивного дела, устава организации (или положения об органе власти), действующих нормативных правовых актов, нормативно-методических документов межотраслевого действия, государственных стандартов, разработок Росархива и таких локальных нормативных актов, как регламент внутренней организации, приказ о распределении обязанностей и др.

Кроме того, при разработке инструкции должна быть учтена специфика работы самой организации. По сути, инструкция закрепляет систему делопроизводства организации. Она необходима как работникам службы ДОУ, так и специалистам, которые работают с документами. Наличие инструкции обеспечивает одну из основных задач службы ДОУ - создание единого порядка документирования и работы с документами.

Структура текста инструкции включает общие положения, тематические разделы и приложения.

В разделе «Общие положения» устанавливают сферу распространения инструкции (например, «инструкция распространяется на все документы», «... на административные документы», «...кроме кон-

фиденциальных документов», «не распространяется на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну», «....служебную или иную тайну, персональные данные» и др.). Отдельный пункт в этом разделе должен установить ответственность за несоблюдение требований инструкции по работе с документами. В «Общих положениях» устанавливается подразделение, которое отвечает за единый порядок документирования и организацию работы с документами в учреждении в целом и в его структурных подразделениях, их административную и методическую подчиненность, нормативно-методическую базу.

В соответствии с Правилами делопроизводства положения инструкции по делопроизводству распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с применением информационных технологий 1 . Кроме того, в этом разделе инструкции обычно устанавливаются общие правила работы со служебными документами, которые включают порядок передачи документов при уходе в отпуск, отъезде в командировку, болезни, увольнении работника; запрет на передачу служебных документов сторонним организациям; разглашение информации и содержания служебных документов и дел осуществляется по акту.

Тематические разделы, как правило, начинаются с раздела «Порядок оформления документов», где определяются:

• вопросы деятельности данной организации, подлежащие обязательному документированию;
• виды и разновидности документов, используемые для документирования распорядительной, организационной, информационной деятельности;
• общие правила подготовки и оформления документов;
• виды бланков, применяемых в организации, и состав их информации;
• правила подготовки отдельных видов нормативных правовых актов, распорядительных документов, включая порядок визирования, согласования, утверждения и подписания;
• порядок изготовления и размножения документов;
• правила оформления и заверения копий и приложений;
• порядок использования и хранения бланков, печатей, штампов;
• порядок работы исполнителей с документами.

См.: Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти Российской Федерации. Утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 // СЗ РФ. 2009. № 25. Ст. 3060.

Содержание этого раздела может быть расширено за счет включения отдельных подразделов, устанавливающих правила подготовки документов коллегиального органа, а также заместителей руководителя. Ряд организаций идут по пути выделения всех перечисленных вопросов в самостоятельный организационный документ типа «Правил» или «Регламента подготовки и оформления документов», рациональнее включать эти нормы в инструкцию по делопроизводству.

Раздел «Организация документооборота» включает:

• порядок приема, обработки, распределения входящих документов;
• организацию их транспортировки и передачи из одного структурного подразделения в другое;
• основные инстанции движения документов;
• порядок подготовки и отправки исходящих документов;
• порядок учета объема документооборота;
• прием и обработку документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи.

В этом разделе необходимо установить порядок приема и обработки документов, поступающих и отправляемых из организации всеми используемыми средствами связи.

В разделе «Регистрация документов» инструкция по делопроизводству устанавливает порядок и организацию регистрации входящих, исходящих и внутренних документов, дает описание принятой технологии. Кроме того, для закрепления единого порядка работы с документами в этом разделе следует определить место и способы регистрации документов, сроки регистрации поступающих и отправляемых документов, структуру регистрационных индексов входящих и исходящих документов, перечень сведений о документе, включаемых в информационную систему (а при наличии - и в систему электронного документооборота). Этот раздел должен содержать информацию о регистрации отдельных потоков документов. Например, в федеральных органах исполнительной власти в качестве отдельных регистрируемых массивов документов могут быть выделены: документы, поступающие в федеральный орган исполнительной власти из вышестоящих органов власти, из территориальных органов федерального органа исполнительной власти; обращения граждан; документы, поступившие от зарубежных корреспондентов, и др.

Раздел «Организация справочной работы» (или «Информационнопоисковая система » - И ПС) устанавливает принципы построения информационно-справочной работы в организации, содержит описание справочных массивов, правила пользования и их доступность для различных категорий служащих и различных структурных подразделений, порядок систематизации и классификации справочной информации, технологию информационно-поисковой работы.

Раздел «Организация контроля за исполнением документов » устанавливает категории документов, подлежащие обязательному контролю, порядок постановки документов на контроль, правила переноса срока исполнения или исполнителя, технологию контроля, обязанности исполнителей, типовые сроки исполнения, порядок обобщения данных по контролю за исполнением документов, порядок информирования руководителей об исполнительской дисциплине.

Раздел «Оперативное хранение документов » содержит основной принцип организации хранения (централизованное, децентрализованное или смешанное), правила хранения документов в службе ДОУ, в структурных подразделениях и ответственность за сохранность документов, правила формирования в дела отдельных категорий документов, порядок разработки и использования номенклатуры дел, порядок систематизации и индексации дел.

В раздел «Подготовка документов к сдаче в архив » включают порядок и организацию проведения экспертизы (отбора документов для хранения и уничтожения), правила подготовки дел к хранению, требования к описанию дел, порядок передачи дел в архив.

Состав тематических разделов может изменяться и дополняться в зависимости от условий работы конкретной организации, направлений деятельности и принятой технологии.

В инструкции могут быть разделы по работе с обращениями граждан, документами с ограниченной сферой распространении, иностранной корреспонденцией, техническому обеспечению подготовки документов (печатание, звукозапись, стенография, факсимильная связь и т.д.), по правилам хранения и использования бланков, печатей, штампов.

Приложения к инструкции должны содержать максимум справочно-иллюстративного материала, систематизированного в порядке расположения разделов, в каждом из которых делаются соответствующие ссылки. В приложения помещают схемы документопото-ков, оттиски печатей и штампов, образцы бланков, образцы заполнения форм документов, примеры оформления отдельных видов документов, перечни контролируемых документов, документов, заверяемых печатью, и документов, подлежащих утверждению, формы учета документооборота, формы номенклатуры дел и др.

Инструкция должна отражать весь процесс работы с документами, все технологические операции в их логической последовательности. Инструкция является регламентирующим документом не только для службы делопроизводства, но и для всех специалистов аппарата управления.

Подготовку инструкции осуществляет служба ДОУ. Если в организации создан архив, то его заведующий также принимает участие в подготовке инструкции. При наличии в организации юридической службы инструкция должна быть предварительно с ней согласована.

Инструкция утверждается руководителем организации и вводится в действие его приказом, после чего рассылается во все структурные подразделения для использования в работе.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

• 1. Какие вопросы должны быть решены при создании службы ДОУ?
• 2. От каких факторов зависит выбор формы организации работы с документами?
• 3. Какие наименования служб ДОУ установлены нормативно-методическими документами межотраслевого действия?
• 4. Какие типовые функции закреплены для службы ДОУ?
• 5. Какова типовая структура управления делами?
• 6. Какова структура канцелярии?
• 7. Назначение положения о службе ДОУ.
• 8. Каков порядок пересмотра положения?
• 9. Какую роль в организации работы службы ДОУ играет должностная инструкция?
• 10. Кто разрабатывает положение о службе ДОУ и должностные инструкции ее работникам?
• 11. Каков порядок пересмотра этих документов?
См.: ГОСТ Р ИСО 15489-2007. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования. М., 2007. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти Российской Федерации. Утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 // СЗ РФ. 2009. № 25. Ст. 3060.
• Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. М.: Минтруд РФ, 2001. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. См.: Унифицированные формы, инструктивные и методические материалы по их применению. М.: ВНИИДАД, 1980.
• См.: Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти Российской Федерации. Утв. постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477 // СЗ РФ. 2009. № 25. Ст. 3060.
• См.: Методические рекомендации по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76. Не нуждается в государственной регистрации (письмо Минюста России от 26.04.2010 № 01/6756-Д К).

Документационное обеспечение управления организации выполняет специальное структурное подразделение.

Возможные названия специального структурного подразделения ДОУ:

· управление делами;

· общий отдел;

· канцелярия;

· секретариат.

В организациях, где объем документов невелик, работу с документами выполняет секретарь. Структура службы ДОУ и задачи соответствуют технологической цепочке операции, проводимых с документами (от приема до сдачи документов в архив организации).

Цели службы ДОУ:

· организация работы;

· руководство документационным потоком;

· координация видов работ с документами;

· контроль за последовательностью работы с документами;

· организация работ по документационному обеспечению управления.

Задачи службы ДОУ:

· совершенствование форм и методов работы с документами;

· обеспечение единого порядка документирования;

· обеспечение единого порядка работы с документами;

· контроль за исполнением документов;

· хранение документов;

· унификация форм документов;

· сокращение, по возможности, документооборота;

· методическая работа по совершенствованию документационного обеспечения в организации;

· внедрение прогрессивных технологий на базе применения вычислительной и организационной техники.

Функции службы ДОУ:

· разработка, внедрение альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений;

· обработка, регистрация документов, учетно-справочная работа;

· доклад руководству о документах, контроль правильности оформления документов, представленных на подпись руководству;

· контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в намеченные сроки;

· изготовление и размножение документов;

· разработка номенклатуры дел, хранение дел;

· контроль за работой с документами в структурных подразделениях;

· организация работы архива;

· повышение квалификации работников службы ДОУ.

Практика выработала три формы организации работы с документами в любом управленческом аппарате:

1. Централизованная форма.

Предлагает сосредоточение всех технологических операций по работе с документами в ведении одного специализированного структурного подразделения (канцелярии, общего отдела) или одного сотрудника (секретаря). В этом подразделении выполняется полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их получения или создания до сдачи в архив: прием и обработка поступающих документов, их регуляция, контроль за пополнением, справочно-информационная работа, систематизация и хранение документов, отправка документов, обработка документов для их передачи в архив - т.е. происходит полный цикл обработки документов.

Полная централизация работы с документами возможна только в небольших организациях с объемом документооборота до 10 тыс. документов в год.

2. Децентрализованная форма организации документационного обслуживания представляет собой полную противоположность централизованной службы. Каждое структурное подразделение одной организации создает свою собственную службу для работы с документами, в которой автономно выполняется весь цикл операций по созданию, хранению, систематизации документов данного структурного подразделения.

3. Смешанная форма организации работ с документами.

Часть операций сосредотачивается в центральной службе делопроизводства, а в каждом структурном подразделении выполняются операции по созданию документов, их систематизации, хранению дел, их предархивной обработке. Чаще всего в структурных подразделениях регистрируют внутренние документы - по месту их создания. Например, в бухгалтерии - бухгалтерские документы, в отделе кадров - документы по личному составу и т.д.

Функции структурных подразделений службы делопроизводства.

1. Секретариат - структурное подразделение, создаваемое для обслуживания руководства организации. В его составе работают помощник руководителя, секретарь-референт, технические секретари.

2. Секретарь выполняет функции:

o предварительное рассмотрение и подготовка к докладу руководителю поступающих на его имя документов;

o подготовки по указанию руководителя проектов отдельных документов и их согласование с функциональными структурными подразделениями организаций;

o организация и документационное обслуживание совещаний, проводимых руководителем.

Документирование деятельности коллегиальных органов управления (составление проектов планов заседаний, подготовка материалов к заседанию:)

o бездокументное обслуживание руководителей (организационно-техническое обеспечение, подготовка командировок, телефонное обслуживание, прием посетителей, организация работы приемной и т.д.).

3. Протокольная группа создается в органах местного самоуправления в составе учреждений, имеющих в своей структуре постоянно действующий коллегиальный орган.

Выполняет следующие функции:

o подготовка проектов нормативно-распорядительных документов для руководства органа местного управления, писем, справок, их согласование со структурными подразделениями;

o анализ справок и документов структурных подразделений, подготовка заключений по ним;

o организация и проведение заседаний органа управления, документирование их деятельности;

o прием, регистрация, организация хранения и справочно-информационной работы, рассылка принятых документов и их доведение до управляемых объектов.

4. Отдел рационализации делопроизводства (центр совершенствования документации (ДОУ), бюро НОТ или НОУТ, методический сектор и др.):

o разработка и внедрение мероприятий по совершенствованию технологии делопроизводства;

o разработка документов;

o организация и проведение мероприятий по совершенствованию квалификации работников службы делопроизводства и специалистов аппарата управления.

5. Экспедиция - специализированный участок, осуществляющий прием и отправку поступающих по почте и курьерской связи документации и корреспонденции.

6. Подразделение по учету и регистрации документов выполняет:

o регистрацию входящих, исходящих и внутренних документов;

o формирование и ведение справочно-информационного материала;

o контроль за оформлением и составление исходящих внутренних документов.

7. Группа контроля (бюро, отдел, инструкция) выполняет:

o контроль за сроками исполнения документов и за сроками исполнения устных распоряжений руководителя;

o анализ исполнительной дисциплины;

o информирование руководства о ходе выполнения документов и поручений.

8. Группа писем (бюро жалоб, отдел обращений населения) ведет прием и учет предложений, заявлений и жалоб граждан, анализ и обобщение результатов рассмотрения документов в организации и причин обращения и осуществляет организацию приема граждан по личным вопросам руководством организации.

9. Машинописное бюро выполняет:

o очистку и правку текстов документов;

o учет выполняемой работы.

10. Копировально-множительное бюро выполняет:

o перепечатку документов с черновиков;

o тиражирование документов;

11. Архив осуществляет:

o прием от структурных подразделений обработанных и подготовленных к хранению дел, оказание им методической помощи;

o учет, систематизацию, хранение и организацию использования документов;

o подготовку дел к передаче на государственное хранение.

Таким образом, служба делопроизводства берет на себя весь комплекс работы по информационно-документационному обслуживанию управленческой деятельности.

В настоящее время основным нормативным документом, регламентирующим наименование должностей работников службы делопроизводства, является общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих. Эти же наименования включены в Квалификационный справочник.

Согласно этим нормативным документам по характеру труда работники службы делопроизводства делятся на три категории: руководители, специалисты и технические исполнители.

В регламентации деятельности делопроизводственной службы значительную роль играет Устав организации - правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы. Положение о службе делопроизводства создается с той же целью, что и положения других структурных подразделений. Они разрабатывается на основе типовых положений, которые содержат максимальный набор функций службы.

Служба документационного обеспечения управления (ДОУ) в организации

Деятельность любой современной организации полуфункциональна и требует от ее руководителей понимания целостности и, одновременно, разноплановости направлений деятельности. Однако во всех случаях основная задача менеджмента организации - управление ресурсами, одним из которой является информация, а применительно к деятельности по документационному обеспечению управления - документационная информация. Очевидно, что ни одно из управленческих решений не может обойтись без этого ресурса, который состоит из многочисленных взаимосвязанных частей, тесно переплетающихся между собой и с внешним миром, и определят информационную среду организации. Поскольку документационное обеспечение имеет прикладное, т.е. практическое значение, то и ее структура непосредственно связана с функциональной структурой организации.

Служба ДОУ: задачи, функции, место в системе управления организации

Основным элементом системы ДОУ организации является специально создаваемая служба ДОУ, основной задачей которой является организация, руководство деятельностью, координация, контроль и реализации работ по документационному обеспечению управления. В небольших организациях, где создание специального структурного подразделения не представляется возможным, выделяются сотрудники, обеспечивающие реализацию этих задач. При создании подразделений, выполняющих функции службы ДОУ, должны учитываться объем документооборота, штатная численность, трудозатраты на конкретные виды работ, наличие информационных технологий и др. Наименования и структура таких подразделений может быть разнообразными, в зависимости от условий конкретной организации: отдел ДОУ, канцелярия, Управление делами и проч. В настоящее время традиционно подразделения, реализующие функции службы ДОУ в организации, являются и носителями культуры применения новых информационных технологий в данной отрасли управления, что находит отражение в перечне реализуемых задач и функций, фиксируемых в положениях о данных структурных подразделениях.

В соответствии с положениями Государственной Системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) задачами службы ДОУ являются:

Обеспечение и контроль соблюдения требований нормативно-методических документов по ДОУ в организации;

Совершенствование форм и методов работы с документами;

Обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами;

Организация и обеспечение функционирования информационно-поисковых систем;

Организация и обеспечение функционирования систем контроля исполнения;

Обеспечение организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов организации;

Сокращение документооборота, количества форм документов;

Разработки и внедрение внутренних нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения управления организации;

Разработка и внедрение систем ДОУ с использованием прогрессивных информационных технологий.

В соответствии с возложенными задачами служба ДОУ осуществляет следующие функции:

Разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений;

Осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы по документам;

Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля над правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству;

Регулирование хода исполнения документов, контроля прохождения, оформления и исполнения документов в установленный срок;

Обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;

Разработка и проектирование бланков документов;

Разработка сводной номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации;

Организация контроля над работой с документами в структурных подразделениях; - разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительной дисциплины;

Осуществление контроля над правильностью оформления и формирования структурными подразделениями организации дел, подлежащих сдаче в архив;

Организация работы архива в соответствии с требованиями федеральных правовых и нормативных методических актов;

Повышение квалификации работников службы ДОУ и архива;

Проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции службы ДОУ;

Организация рабочих мест, АРМ, условий труда сотрудников службы ДОУ.

Состав службы ДОУ в организации должен состоять из профессиональных работников, знающих специфику данного направления деятельности и умеющих оперативно выполнять свои функциональные обязанности, не «раздувая» бюрократию.

Документы, регламентирующие ДОУ в организации, должны разрабатываться на основе законов Российской Федерации, нормативных правовых актов в области информации, документации, организации делопроизводства и архивного дела с учетом специфики деятельности конкретного учреждения.

Организация ДОУ в организации возложена на службу ДОУ (управление делами, канцелярию, общий отдел, секретариат). Формирование и разработка внутренних нормативных и методических документов, регламентирующих все аспекты документационного обеспечения управления организации, относятся к компетенции именно этой службы.

Практика и существующие нормативные требования и методические рекомендации по реализации всех задач и функций по делопроизводственному обслуживанию в организации устанавливают необходимость создания следующих внутренних организационно-правовых документов:

Положение о службе ДОУ;

Инструкция по делопроизводству;

Табель унифицированных форм документов;

Альбом унифицированных форм документов;

Перечень документов, не подлежащих регистрации;

Положение (инструкция) о ведении делопроизводства по заявлениям и жалобам;

Перечень документов, составляющих служебную (коммерческую) тайну;

Перечень документов, подлежащих утверждению;

Перечень документов, заверяемых печатью организации;

Должностные инструкции;

Положение о постоянно действующей экспертной комиссии;

Сводная номенклатура дел организации.

Все вышеперечисленные документы необходимо разработать и утвердить в любой организации, не зависимо от формы собственности.

Должностные инструкции должны быть разработаны на каждого сотрудника службы ДОУ и должны отражать реально выполняемые функции и обязанности. Должностные функции регламентируют организационно-правовое положение работников и обеспечивают условия для эффективной работы, они позволяют объективно оценивать деятельность работников и являются нормативной основой для применения к работникам мер административного воздействия. Должностные инструкции позволяют реализовать основной принцип рациональной организации труда - принцип разделения и кооперации труда.

Одной из функций службы ДОУ является разработка Инструкции по делопроизводству организации, устанавливающей единые правила документирования деятельности, организации документооборота, ведения учета, регистрации, контроля исполнения и хранения документов. Инструкция утверждается руководителем организации и имеет обязательный характер для всех работников. Инструкция по делопроизводству должна разрабатываться на основе положений Государственной системы документационного обеспечения управления, государственных стандартов на документы, Основных правил ведомственных архивов, Основных правил работы архивов организаций. Положения инструкции по делопроизводству не должны противоречить действующему законодательству в области информации и документации.

Состав разделов инструкции по делопроизводству, их последовательность, наличие приложений определяются ее разработчиками, но необходимо, чтобы положения инструкции последовательно отражали все стадии работы с документами от их создания или получения до исполнения, отправки и/или сдачи в архив.

В разделе «Общие положения» Инструкции по делопроизводству должно быть отражено, что организация ДОУ, контроль за ведением делопроизводства в структурных подразделениях, методическое руководство и обучение работников основам работы с документами возлагаются на службу ДОУ организации, а ответственность за организацию ДОУ в структурных подразделениях возлагается на руководителей подразделений, для чего руководитель назначает ответственного за делопроизводство в подразделений, который и обеспечивает учет документов, прохождение документов в установленные сроки, осуществляет ознакомление работников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

Работники организации несут персональную ответственность за выполнение требований Инструкции по делопроизводству, своевременное рассмотрение и исполнение документов, их правильное оформление и сохранность.

Также службой ДОУ разрабатываются Табель и Альбом унифицированных форм документов организации - перечень разрешенных к применению форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности, с характеристикой их юридического статуса, основных этапов подготовки и прохождения.

В текущей деятельности организации Табель форм документов выполняет функцию справочника, содержащего в упорядоченном виде наименования форм документов, используемых в деятельности организации, и позволяющего осуществлять оперативный поиск необходимых форм документов, а также производить контроль за деятельностью исполнителей, исключая возможность появления непредусмотренных форм документов.

Для обеспечения правильного формирования и учета дел организации должна составляться номенклатура дел, которая представляет собой систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке. Систематизация документов - одна из важнейших задач в ДОУ. В номенклатуру дел включат все документы, образующиеся в деятельности организации, кроме печатных изданий.

Номенклатура дел организации состоит из разделов, соответствующих структурным подразделениям, отражает организационную структуру организации.

ВВЕДЕНИЕ

Целью создания моей курсовой работы является описание структуры служб ДОУ и раскрытие их основных функций.

Тема моей работы: «Структура и функции служб ДОУ».

Я считаю эту тему особенно актуальной в наше время, так как делопроизводство - одна из функций управления, основанная на научной организации с применением современной техники, а мы живём в эпоху научного прогресса, где все основано на совершенствовании новых технологий, в дальнейшем помогающих нам в работе.

Исходя из цели, были поставлены следующие задачи:

Изучить литературу, раскрывающую тему моей работы;

Рассказать о службе документационного обеспечения управления;

Перечислить основные задачи и функции службы ДОУ;

Изучить нормативную регламентацию службы ДОУ;

Рассмотреть структуру служб ДОУ и описать их основные функции;

Понятие и назначение службы ДОУ

Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Делопроизводство охватывает весь комплекс работ по созданию и оформлению документов, их исполнению и контролю сроков исполнения, по учету документов, формированию дел из исполненных документов, хранению и использованию текущих дел, подготовке их к сдаче в архив.

В настоящее время термин «делопроизводство» чаще звучит как «документационное обеспечение управления» (ДОУ).

Документационное обеспечение управления выполняет специальная служба, действующая на правах самостоятельного структурного подразделения. Это может быть: управление делами, общий отдел, канцелярия или секретариат.

В небольших организациях, где объем обрабатываемых документов невелик и создание такой службы нецелесообразно, всю работу по документационному обеспечению управления выполняет секретарь руководителя или специально выделенный для проведения этой работы сотрудник.

Документационное обеспечение управленческой деятельности организации - важнейшая обслуживающая функция управления, от рациональной организации которой зависят скорость и качество принятия управленческих решений, эффективность работы организации в целом.

Выбор организационной форма службы ДОУ зависит от решения руководства и самой службы ДОУ. Регламентация выбранной формы работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству.

Основные задачи и функции службы ДОУ

В современных условиях, когда работа с управленческой документацией во многих учреждениях основывается на компьютерных технологиях, функции службы ДОУ не ограничиваются только организацией документооборота учреждения, учетом документов и контролем за их исполнением. Служба ДОУ принимает непосредственное участие в постановке задач при разработке автоматизированных информационных систем для работы с документами, в обеспечении режима доступа к информации и защите информации, в совершенствовании работы с документами.

Таким образом, служба ДОУ решает три основных комплекса задач:

1) обеспечение документирования управленческой деятельности;

2) организация работы с документами в учреждении;

совершенствование форм и методов работы с документами.

Задачи, стоящие перед службой ДОУ, определяют ее функции.

1. Задачи обеспечения документирования управленческой деятельности могут быть решены с помощью выполнения следующих функций:

разработка и проектирование бланков, обеспечения их изготовления;

обеспечение изготовления документов, копирования и тиражирования;

контроль качества подготовки и оформления документов, соблюдение установленной процедуры согласования и и удостоверение документов.

2. Задачи организации работы с документами в учреждении решаются выполнением следующих функций:

Установление единого порядка прохождения документов (документооборота учреждения);

Экспедиционная обработка входящих и исходящих документов;

Регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов;

Контроль за исполнением документов;

Систематизация документов, обеспечение их хранение и использование; организация работы с обращениями граждан.

Обеспечение защиты информации.

3. Задачи совершенствования форм и методов работы с документами включают в себя выполнение следующих функций:

разработку и переработку нормативных, инструктивных, методических документов и доведение их до сведения работников организации;

методическое руководство и контроль за соблюдением установленных правил работы с документами в структурных подразделениях организации;

повышение квалификации работников организации и их консультирование по вопросам работы с документами;

упорядочение документации организации, проведение работ по унификации документов, разработка Табеля и Альбома форм документов, применяемых в деятельности организации;

разработку и внедрение новых форм и методов работы с документами, совершенствование документооборота организации, повышение исполнительной дисциплины;

постановку задач разработки и совершенствования автоматизированных информационных систем и баз данных для работы с документами.

1 ВВЕДЕНИЕ 2

2 ПОНЯТИЕ СЛУЖБЫ ДОУ 4

3 ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ СЛУЖБЫ ДОУ 6

4 НОРМАТИВНАЯ РЕГЛАМЕНТАЦИЯ СЛУЖБЫ ДОУ 9

5 СТРУКТУРА И ФУНКЦИИ СЛУЖБ ДОУ 14

6 ЗАКЛЮЧЕНИЕ 26

ВВЕДЕНИЕ

В настоящее время для большинства российских государственных организаций и коммерческих фирм характерно отсутствие упорядоченной системы ведения делопроизводства, несмотря на то, что именно рациональное и четко организованное делопроизводство, определяющее документационное обеспечение управления организацией, может существенно увеличить эффективность деятельности предприятия.

Документационное обеспечение управления - деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций учреждения, организации и предприятия, действующая на правах самостоятельного структурного подразделения. Это может быть: управление делами, общий отдел, канцелярия или секретариат. Документационное обеспечение управленческой деятельности организации – важнейшая обслуживающая функция управления, от рациональной организации которой зависят скорость и качество принятий управленческих решений, эффективность работы организации в целом.

Актуальность темы курсовой работы заключается в том, что делопроизводство - одна из функций управления основанная на научной организации с применением современной техники. В современных условиях, работа с управленческой документацией во многих учреждениях основывается на компьютерных технологиях, функции службы документационного обеспечения управления не ограничиваются только организацией документооборота учреждения, учетом документов и контролем над их исполнением. Служба документационного обеспечения управленческой деятельности принимает непосредственное участие в постановке задач при разработке автоматизированных информационных систем для работы с документами, в обеспечении режима доступа к информации и защиты информации, в совершенствовании работы с документами. А мы живем в эпоху научного прогресса, где все основано на совершенствовании новых технологий, в дальнейшем помогающим нам в работе.

Целью курсовой работы является исследование научной проблемы управления документацией в организации, описание структуры и раскрытие основных функций службы документационного обеспечения управления, определение назначения в организации.

Исходя из цели были поставлены следующие задачи:

изучение периодического издания, раскрывающего тему курсовой работы;

рассказать о службе документационного обеспечения управления в организации, перечислить ее основные задачи и функции;

рассмотреть структуру служб документационного обеспечения управления и описать их основные функции.

1. ПОНЯТИЕ СЛУЖБЫ ДОУ

Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Делопроизводство охватывает весь комплекс работ по созданию и оформлению документов, их исполнению и контролю сроков исполнения, по учету документов, формированию дел из исполненных документов, хранению и использованию текущих дел, подготовке их к сдаче в архив.

В настоящее время термин «делопроизводство» чаще звучит как «документационное обеспечение управления» (ДОУ).

Документационное обеспечение управления выполняет специальная служба, действующая на правах самостоятельного структурного подразделения. Это может быть: управление делами, общий отдел, канцелярия или секретариат.

СДОУ - это организационное обособленное структурное подразделение учреждения, выполняющее работу с документами.

Основная задача службы ДОУ является своевременная обработка и передача на разные уровни, управленческой информации, необходимой для осуществления функций.

В небольших организациях, где объем обрабатываемых документов невелик и создание такой службы нецелесообразно, всю работу по документационному обеспечению управления выполняет секретарь руководителя или специально выделенный для проведения этой работы сотрудник.

Документационное обеспечение управленческой деятельности организации - важнейшая обслуживающая функция управления, от рациональной организации которой зависят скорость и качество принятия управленческих решений, эффективность работы организации в целом.

Выбор организационной форма службы ДОУ зависит от решения руководства и самой службы ДОУ. Регламентация выбранной формы работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству

2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ СЛУЖБЫ ДОУ

В современных условиях, когда работа с управленческой документацией во многих учреждениях основывается на компьютерных технологиях, функции службы ДОУ не ограничиваются только организацией документооборота учреждения, учетом документов и контролем за их исполнением. Служба ДОУ принимает непосредственное участие в постановке задач при разработке автоматизированных информационных систем для работы с документами, в обеспечении режима доступа к информации и защите информации, в совершенствовании работы с документами.

Цели службы ДОУ:

Совершенствование форм и методов работы с документами;

Внедрение единого порядка работы с документами (их подготовка и обработка);

Контроль исполнения и подготовки документов к передаче в государственный архив в соответствии с действующими нормативами;

Сокращение документооборота, количества форм документов;

Разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию ДОУ организации;

Участие в разработке и внедрении прогрессивных технологий ДОУ на базе применения вычислительной и организационной техники, персональных компьютеров.

Таким образом, служба ДОУ решает три основных комплекса задач, а из этих задач вытекают функции:

1. Обеспечение документирования управленческой деятельности. Эти задачи могут быть решены с помощью выполнения следующих функций:

• разработка и проектирование бланков, обеспечения их изготовления;

• обеспечение изготовления документов, копирования и тиражирования;

• контроль качества подготовки и оформления документов, соблюдение.

2. Организация работы с документами в учреждении. Эти задачи решаются выполнением следующих функций:

• установление единого порядка прохождения документов (документооборота учреждения);

• экспедиционная обработка входящих и исходящих документов;

• регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов;

• контроль за исполнением документов;

• систематизация документов, обеспечение их хранение и использование; организация работы с обращениями граждан;

• обеспечение защиты информации.

3. Совершенствование форм и методов работы с документами. Эти задачи включают в себя выполнение следующих функций:

• разработку и переработку нормативных, инструктивных, методических документов и доведение их до сведения работников организации;

• методическое руководство и контроль за соблюдением установленных правил работы с документами в структурных подразделениях организации;

• повышение квалификации работников организации и их консультирование по вопросам работы с документами;

• упорядочение документации организации, проведение работ по унификации документов, разработка Табеля и Альбома форм документов, применяемых в деятельности организации;

• разработку и внедрение новых форм и методов работы с документами, совершенствование документооборота организации, повышение исполнительной дисциплины;

• постановку задач разработки и совершенствования автоматизированных информационных систем и баз данных для работы с документами.

3. НОРМАТИВНАЯ РЕГЛАМЕНТАЦИЯ СЛУЖБЫ ДОУ

Для успешной работы и благоприятных перспектив развития службы ДОУ необходима нормативная регламентация самой службы ДОУ.

Служба документационное обеспечение управления (ДОУ) и ее работники осуществляет свою деятельность на основании следующих организационно-правовых документов:

• положения о структурном подразделении;

• должностных инструкций;

• инструкции по делопроизводству.

В регламентации деятельности делопроизводственной службы значительную роль играет Устав организации - правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы. Разработка устава влияет на общую постановку делопроизводства. Заложенное в уставе организационное построение дает возможность определить комплексы документов, которые будут использоваться в управленческой деятельности.