Obchodní dopisy se sestavují při komunikaci s partnery téměř při každé příležitosti. Hotové příklady a pravidla pro sestavování takových dokumentů naleznete v článku.

Obchodní dopis lze definovat jako dokument, který je zasílán jménem celé společnosti jiné společnosti, jednotlivému podnikateli nebo fyzické osobě (například investorovi). Ve skutečnosti je jakákoli korespondence společnosti obchodními dopisy. Jejich účel je velmi odlišný:

1. o spolupráci.
2. spolupráce, vyjednávání.
3. Připomenutí nutnosti plnit závazky ze smlouvy.
4. Vyjasnění pozice, odpověď na dříve odeslaný dopis a mnoho dalších.

Dokument je obvykle vypracován na hlavičkovém papíře společnosti, je povoleno jej zaslat klasickou poštou nebo e-mailem. Pokud je však pro partnera obzvláště důležitý, je vhodnější jej vytisknout na kvalitní silný papír a předat osobně nebo kurýrem. Struktura dopisu připomíná typický obchodní dokument – ​​můžete jej takto schematicky znázornit.

Na co si dát při sestavování pozor

Neexistují žádná konkrétní pravidla a vzory takových dopisů, proto jejich struktura, objem a design do značné míry závisí na konkrétním případě. Například oznamovací dopis bude poměrně stručný (3–4 odstavce), zatímco doporučení zaměstnance nebo obchodní návrh může zabrat více než jednu stránku.

Existuje však několik obecných pravidel, kterým byste měli věnovat pozornost při sestavování papíru:

1. Samotný dokument nemá žádnou právní sílu, je však vyhotoven v souladu se všemi pravidly registrace. Jeho struktura, styl prezentace musí odpovídat obecně uznávaným zásadám moderní správy dokumentů.
2. Návrhy jsou sestavovány logicky, v jasném pořadí. Neexistují žádné ozdobné, složité, emocionální a ještě více hovorové obraty. Tón je neutrální.
3. Prezentace je vedena vždy pouze od 1 osoby - buď v jednotném čísle, pokud je text psán přímo z hlavy, nebo v množném čísle, pokud je sestavován za celou společnost.
4. Vysloví se konkrétní účel sestavení a očekávané akce adresáta (odeslání odpovědi, zvážení kandidatury zaměstnance, souhlas s jednáním, zaslání dokumentu atd.).
5. Příspěvek reflektuje nikoli individuální zájmy vedoucího či ostatních zaměstnanců, ale cíle společnosti jako týmu. Pokud potřebujete navázat osobní kontakt, je vhodné to udělat jinak a nepostavit se jako zástupce společnosti.

TOP 5 pravopisných chyb

Chyby lze rozdělit do 2 velkých skupin - některé jsou spojeny s psaním jako s textem (porušení logiky, slovní zásoby a dalších jazykových norem), jiné - s porušením správné obchodní etikety:

1. Pravopisné chyby, interpunkční chyby nejsou povoleny - text dopisu je třeba vždy před odesláním alespoň 1-2x zkontrolovat.
2. Porušení obchodního stylu prezentace, přítomnost emocionálních frází, přílišná zdvořilost nebo naopak přísnost.
3. Negativní tón – i výhrůžky musí být napsány bez zbytečných slov – například: „Vyhrazujeme si právo obrátit se na soud do 30 dnů ode dne, kdy obdržíte tento dopis.“
4. Příliš velký nebo naopak příliš malý objem. Obvykle se celý text vejde na 1-2 stránky. To však neznamená, že nemusíte partnerovi nosit všechny důležité informace. Do aplikací lze přenášet objemová data, diagramy, formy dokumentů.
5. Zbavit partnera práva volby. Neměli byste například psát: „Zvažte a schvalte konečnou verzi smlouvy.“

Typické vzorové fráze

Používání standardních frází charakteristických pro obchodní řeč v textu je zcela normální a dokonce žádoucí jev. Níže je uveden seznam nejběžnějších klišé používaných v různých situacích.

situace	fráze
oznámení	Informovat/Upozornit/Informovat/Upozornit
vysvětlení důvodu	Na základě / V souladu s / V souvislosti s / Pro účely / Z důvodu / Na podporu / V souladu
žádost	Prosím, podnikněte kroky / Prosím informujte, nasměrujte, udělejte, potvrďte ...
potvrzení	Potvrdit / Zaručit / Přijmout vaše podmínky / Nemít námitky proti ...
nabídka	Doporučit / nabídnout / pozvat / zeptat se
	Garantujeme
zamítnutí	Jsme nuceni z nějakého důvodu odmítnout / Vaši nabídku odmítáme z důvodu...
závěr	Upřímně žádáme / Doufáme ve spolupráci, porozumění, pomoc / Žádáme vás, abyste se omluvili, nasměrovali, udělali ...

Ukázky 2020

Zde je několik hotových příkladů dopisů, na které se můžete zaměřit při sestavování své verze.

Žádost o data

Žádost

Komerční nabídka

Záruční list

Nárok

Vděčnost

Omluvy

Sepisování různých druhů obchodních dopisů je nezbytnou součástí práce obchodních zástupců. Díky takovým zprávám získávají možnost řešit komerční záležitosti co nejpřístupněji, nejrychleji a nejoptimálněji.

SOUBORY

Co jsou obchodní dopisy

Obchodní dopisy lze obvykle rozdělit do několika hlavních kategorií:

• blahopřejný dopis;
• informační pošta;
• a tak dále.

Samostatnou položku lze označit jako odpovědi na všechny tyto dopisy, které jsou také součástí úřední obchodní korespondence a jsou také psány podle určitých kánonů.

Kdo by měl vystupovat jako autor dopisu

Obchodní dopisy musí vždy obsahovat podpis. Na sestavení dopisu se přitom může přímo podílet kterýkoli zaměstnanec společnosti, do jehož působnosti tato funkce patří nebo je k tomu pověřen příkazem ředitele. Obvykle se jedná o specialistu nebo vedoucího strukturální jednotky, který má na starosti předmět zprávy. Bez ohledu na to, kdo dopis píše, v každém případě musí být dopis předložen ke schválení manažerovi s tím, že je napsán jménem společnosti.

Obecná pravidla pro psaní obchodních dopisů

Veškerá obchodní sdělení by se měla týkat pouze činnosti společnosti nebo okolností s ní spojených. Bez ohledu na obsah přitom musí splňovat určité požadavky.

Především je to určitá struktura. Zpráva by měla vždy obsahovat:

• datum psaní,
• údaje o odesílateli a příjemci,
• zdvořilá adresa (ve tvaru „Vážený Ivane Petroviči“, „Vážený Eleno Grigoryevno“),

Je třeba poznamenat, že dopisy mohou být adresovány jak jednotlivým zaměstnancům, tak celým týmům (v tomto případě se stačí omezit na pozdrav „Dobré odpoledne!“).

informační složka obsahující důvody a cíle, které sloužily jako základ pro napsání dopisu,

žádosti a vysvětlení

závěr.

K dopisu mohou být připojeny různé další dokumenty, foto a video důkazy – pokud existují, musí to být zohledněno v hlavním textu.

Dopis může být napsán jak na běžném standardním listu formátu A4, tak na hlavičkovém papíře organizace. Druhá možnost je vhodnější, protože s ní nemusíte ručně zadávat údaje o společnosti, navíc takový dopis vypadá pevněji a opět naznačuje, že zpráva patří do oficiální korespondence. Lze jej napsat ručně (zvláště úspěšné jsou dopisy psané kaligrafickým rukopisem) nebo vytisknout na počítači (je vhodné, když potřebujete vytvořit několik kopií dopisu).

Dopis musí být ověřen podpisem, ale není nutné jej orazítkovat, protože. Od roku 2016 jsou právnické osoby osvobozeny od nutnosti používat při své činnosti plomby.

Před odesláním se zpráva v případě potřeby zaeviduje do deníku odchozí dokumentace, ve kterém je jí přiděleno číslo a nastaveno datum odeslání.

Na co si dát pozor při psaní dopisu

Při psaní dopisu musíte pečlivě sledovat pravopis, dodržovat pravidla a normy ruského jazyka, pokud jde o slovní zásobu, gramatiku, interpunkci atd. Příjemci vždy věnují pozornost tomu, jak dobře jsou myšlenky vyjádřeny a zarámovány ve zprávě.

Nezapomeňte, že provedené studie jasně ukazují, že lidé nejsou připraveni strávit čtením tohoto druhu dopisů déle než jednu minutu.

Dopis musí být napsán ve správném tvaru, bez „šíření myšlenky podél stromu“, spíše krátký a výstižný, k věci. Každé nové téma by mělo být zarámováno jako samostatný odstavec, který by měl být v případě potřeby rozdělen do odstavců. Stručný a jasný dopis navíc dá příjemci najevo, že si autor váží svého času. Zde je na místě rčení „stručnost je sestrou talentu“.

Co nedělat v obchodním dopise

V obchodních dopisech je drzý nebo frivolní tón naprosto nepřijatelný, stejně jako příliš suchý text a banální „razítka“. Měli byste se také vyhnout složitým formulacím, množství participiálních a participálních obratů, speciální terminologii srozumitelné úzkému okruhu odborníků.

Dopis by neměl obsahovat neověřené, nespolehlivé a ještě více záměrně nepravdivé informace.

Je třeba mít na paměti, že tento typ zpráv není pouze součástí běžné obchodní korespondence, ale v mnoha případech odkazuje na úřední dokumenty, které mohou později získat status právně významné.

Jak poslat dopis

Jakákoli oficiální zpráva může být odeslána několika základními způsoby.

1. První, nejmodernější a nejrychlejší, je prostřednictvím elektronických komunikačních prostředků. Je to pohodlné a rychlé, kromě toho vám umožňuje odesílat informace téměř neomezeného objemu.

   Zde je pouze jedno mínus - při velkém množství pošty od adresáta se může dopis snadno ztratit nebo spadnout do složky Spam, proto je vhodné při odesílání dopisů tímto způsobem dodatečně zkontrolovat, zda má dopis přijaté (prostřednictvím jednoduchého telefonního hovoru).

2. Druhý způsob: konzervativní, který umožňuje odeslat zprávu ruskou poštou. Zároveň se doporučuje využít funkci zaslání doporučeně s dodejkou - tento formulář zaručuje, že dopis dorazí k adresátovi, o čemž příjemce obdrží zvláštní upozornění.

   Obvykle se zasílání standardní poštou používá v případech, kdy jsou zasílány originální dokumenty, dopisy ověřené živými podpisy a pečetěmi.

3. Dopis lze také poslat faxem nebo různými instant messengery, ale pouze za podmínky, že vztahy mezi partnery jsou dostatečně úzké a plně umožňují takový způsob korespondence.

Ukázka obchodního návrhu dopisu

Informační – jsou vytvořeny za účelem předání nějaké informace. 2. Reklama – jsou vytvářeny za účelem působit na adresáta správným způsobem.

2. Dopisy-odpovědi. Podle atributu adresáta 1. Obyčejný - zpravidla zasílán pouze jednomu příjemci. 2. Kruhové – ty, které jeden odesílatel posílá více příjemcům.

Info

Podle formy zasílání 1. E-maily - jsou používány organizacemi za účelem rychlého vyřešení problému, obvykle nemají právní sílu. 2. Tradiční poštovní zásilky – dokumenty, které mají právní moc.

Příklady: nabídka, smlouva, reklamace. Podle složení 1.

Dopis

Pozornost

Pokud vezmete v úvahu všechny tyto body, pak návrh oficiálních dopisů v zásadě nebude obtížný. Pořadí prezentace Aby byl dokument správně vypracován, je nutné počítat s určitým pořadím prezentace informací v něm.

Můžete například zvážit možnost, jak napsat servisní dopis-odpověď. Nejprve si musíte pamatovat, že podle pravidel etikety musíte na informace reagovat do jednoho dne od okamžiku, kdy je obdržíte.
Pokud mluvíme o e-mailu, pak optimální doba nebude delší než dvě hodiny. V případě, že není možné toto pravidlo dodržet, je lepší poslat partnerovi odpovídající zprávu.
Samotný dopis se ve skutečnosti bude skládat ze dvou částí:

1. Úvodní. Odesílatel uvede předmět, důvod a důvody psaní. Zde můžete odkázat na předpisy, které ze zákona slouží jako základ pro poskytnutí odpovědi.

Dopisy připravujeme podle hosta

Písmeno Písmeno je zobecněný název pro dokumenty různého obsahu, které slouží jako prostředek komunikace mezi institucemi při výkonu jejich činnosti. Dopis je nejběžnějším způsobem výměny informací, sdružuje obrovskou skupinu dokumentů nejrozmanitějšího obsahu, které se liší způsobem přenosu textu (poštou).

Dopisy tvoří většinu příchozích a odchozích dokumentů jakékoli instituce a přicházejí v mnoha variantách. Typy písmen:

• instruktivní;
• doprovázející;
• informační;
• záruka;
• reklamní;
• Nárok;
• arbitráž;
• potvrzovací dopisy;
• upomínkové dopisy;
• oznamovací dopisy;
• žádankové dopisy.

Dopisy vyjadřují blahopřání, přání, pozdravy při slavnostních příležitostech.

Z hlediska objemu by text dopisu zpravidla neměl přesáhnout jednu stránku. Účel sestavování a odesílání dopisů je zpravidla redukován na pobídky, proto jsou základní požadavky na text: srozumitelnost, srozumitelnost, stručnost.
Praxe korespondence vyvinula několik obecných pravidel, která je třeba dodržovat při sestavování a formátování dopisů. Dopis by měl být věnován jedné problematice, která zjednodušuje operace pro jejich zpracování a urychluje vyřízení v organizaci, které jsou určeny.

Text dopisu je zpravidla uveden ve třetí osobě jednotného čísla, například: „Škola nemá příležitost ...“, „V příštím roce škola nenavrhuje ...“, atd. Právo podepisovat úřední dopisy má zpravidla vedoucí a v době jeho nepřítomnosti (nemoc, dovolená, služební cesta) jeho zástupce nebo úředník jednající jako vedoucí.

Servisní dopis (vzor)

Předpokládá se, že obchodní dopis může obsahovat pouze jednu závěrečnou část. Zpravidla končí standardními výrazy - například „Doufám v další spolupráci“, „Všechno nejlepší“. Zdvořilostní vzorec se umístí před požadovaný „podpis“ a od pozice se oddělí čárkou. Nápověda Při navrhování je důležité, aby autor vzal v úvahu takové aspekty, jako jsou:

• stupeň známosti a povaha vztahu s adresátem;
• veřejné postavení adresáta a jeho korelace s postavením autora;
• situace, ve které komunikace probíhá - její formálnost či neformálnost;
• etikety a norem přijatých v konkrétní společnosti.

Návrh dopisu, vzor: Návrh písmen podle GOST Servisní dopisy musí být vydávány na speciálních formulářích formátu A4 nebo A5 v závislosti na velikosti textu.

Druhy obchodní korespondence - soubor n1.docx

Text dopisů je konkrétní, jasná, úplná informace. V těchto dopisech je samostatně uvedena adresa nebo telefonní číslo organizace-autora. Oznamovací dopis má podobný styl jako zvací a informační dopisy. Sestavuje se pro konkrétního adresáta a je nejčastěji odpovědí na požadavek. Začíná slovy: „informujeme“, „informujeme“, „informujeme vás“ atd., dále jsou uvedeny případné skutečnosti. Pokud je takový dopis určen konkrétní osobě, uvede se v něm příjmení, jméno, patronymie toho, komu je zasílán.

Potvrzující dopis obsahuje zprávu o přijetí jakékoli zásilky (dopisu, telegramu, převodu, balíku, zboží, cenností atd.), že dříve vyhotovený dokument zůstává v platnosti (například smlouva, instrukce atd.) . Dopis může potvrdit jakoukoli skutečnost, akci, telefonický rozhovor.

příklad iniciativních dopisů

Informace o přítomnosti jakýchkoli aplikací s uvedením jejich jmen a čísel. 2.6. Informace o osobě, která tento dokument podepsala (funkce a celé jméno).

3. Dopis by se měl týkat pouze jednoho problému. Přítomnost několika témat ztíží výběr umělce. 4. Informace musí být uvedeny co nejstručněji, ale jasně. Je žádoucí, aby text neměl více než dvě stránky. 5. Uveďte správně údaje o příjemci. Pokud mluvíme o organizaci, je nutné dodržet následující posloupnost: 5.1. Název společnosti (v nominativním případě). 5.2. Konstrukční jednotka (v případě potřeby). 5.3. Postavení adresáta (v případě dativu). 5.4. Jeho iniciály. 5.5. Poštovní adresa společnosti. 6. Pokud je několik příjemců, je nejprve uveden hlavní a poté všichni ostatní.

Text dopisu by podle jeho objemu neměl tradičně přesáhnout jednu stránku. Účel sestavování a odesílání dopisů ϲʙᴏ je tradičně založen na pobídkách, proto jsou základní požadavky na text: srozumitelnost, jasnost, stručnost.

Praxe korespondence vyvinula několik obecných pravidel, která je nesmírně důležité dodržovat při sestavování a formátování dopisů. Dopis by měl být věnován jedné problematice, která zjednodušuje operace pro jejich zpracování a urychluje vyřízení v organizaci, které jsou určeny.

Všimněte si, že text dopisu je zpravidla uveden ve třetí osobě jednotného čísla, například: „Škola nemá příležitost ...“, „V příštím roce škola nenavrhuje ... ", atd. Právo podepisovat úřední dopisy má tradičně vedoucí a v době jeho nepřítomnosti (nemoc, dovolená, služební cesta) jeho zástupce nebo úředník zastupující vedoucího.

Příklady iniciativních dopisů

Základní požadavky na psaní obchodního dopisu

• Přítomnost hlavičkového papíru s názvem organizace, adresou, logem a pečetí;
• Přítomnost okrajů je povinná: vlevo - 3 cm, vpravo - 1,5 cm;
• V záhlaví obchodního dopisu musí být uveden příjemce (jméno, funkce);
• V souladu s požadavky kancelářské práce je v levém horním rohu uvedeno datum odeslání dopisu a jeho evidenční číslo;
• Obchodní dopis podepisuje odesílatel (jméno, funkce);
• Tradičně je obchodní dopis psán 12bodovým písmem Times New Roman s jednou mezerou.

Názornými příklady obchodních dopisů jsou nabídkové, záruční nebo průvodní dopisy, které se liší v řadě vlastností.
Před odesláním tedy adresát musí jasně pochopit, kdo je adresát, jaké informace má, jaký je jeho stav, jaká může být odpověď. Existuje šest fází přípravy a sestavování úředních dopisů: prostudování problematiky, shromáždění potřebných informací k tématu, v případě potřeby prostudování příslušných legislativních aktů; příprava a psaní návrhu textu; schválení projektu a potřebné úpravy; podepisování hlavou; registrace odchozího dopisu; odesílání. Před odesláním se autor musí ujistit, že uvedl: název firmy a referenční údaje, datum a IČ, adresáta, vlastní text dopisu a záhlaví k němu, podpisy zpracovatelů, a označte přítomnost příloh. Obchodní dopis odráží image společnosti.

POTVRZUJÍCÍ DOPIS

Takový dopis obsahuje zprávu o přijetí jakékoli zásilky (dopis, telegram, převod, balík, zboží, ceniny atd.), že dříve vyhotovený dokument zůstal v platnosti (dohoda, pokyn atd.). Dopis je potvrzením jakékoli skutečnosti, jednání, telefonického rozhovoru. Takové písmeno začíná slovy tvořenými od slovesa „potvrdit“.

Například:

Potvrzujeme přijetí vašich návrhů uvedených v dopise ze dne 25.06.2005, zasíláme kopie potřebných dokumentů na vaši adresu.

Zasílání takových dopisů je povinnou součástí obchodních vztahů. Jejich včasné odeslání umožňuje adresátovi zbavit se kontroly a vyloučit zasílání upomínkových dopisů.

UPOZORNNÍ DOPIS

Dopis obsahuje informaci o blížícím se nebo vypršení termínu pro splnění jakékoli povinnosti nebo konání akce. Takový dopis může být obzvláště stručný, obsahovat jednu závěrečnou část a zpravidla začíná slovem „Připomenutí“.

Například:

Připomínáme, že v souladu se smlouvou č. 12/68 ze dne 5. 12. 2005 musíte opravu a stavební práce dokončit nejpozději do termínu uvedeného ve smlouvě, a to do 20. 8. 2005.

ZÁRUČNÍ LIST

Takový dopis je dokladem, který zajišťuje splnění povinností v něm stanovených.

V něm bývá adresátovi zaručena platba nebo poskytnutí něčeho (místa, práce, výzkumu apod.). Tyto dopisy mají zvýšenou právní funkci, takže prezentace textu by měla být mimořádně jasná a přesná.

Například:

Přidělte, prosím, místnost na seminář dne 14.07.2005 od 14:30 do 18:00.

Garantujeme platbu za pronájem prostor z účtu ... v ... bance.

INICIATIVNÍ DOPIS

Toto je dopis, který vyžaduje odpověď. Většina kategorií těchto dopisů vyjadřuje žádost (návrh, žádost) adresátovi při řešení jakékoli záležitosti.

Jedná se o nejběžnější typ dopisů, jehož předmět je neomezený. Jejich povaha však naznačuje možnost pozitivního nebo negativního řešení problému.

Například:

Zveme vás k účasti na práci expertní skupiny.

O svém rozhodnutí nás prosím informujte dopisem nejpozději do 20.12.2005.

DOPIS ODPOVĚĎ

Takový dopis má svým obsahem charakter, který závisí na iniciativních dopisech, neboť téma jejich textů již bylo stanoveno a zbývá navrhnout povahu řešení otázek položených v iniciativních dopisech: přijetí nebo odmítnutí návrh, splnění požadavku.

Odpověď by měla být vždy uvedena v konkrétní a jasné formě: zda lze vyhovět všem požadavkům, v jakém rozsahu, v jakém časovém horizontu.

Pokud dopis obsahuje odmítnutí, musí být stručně zdůvodněno.