Д.Л. Щур, начальник юридического отдела Издательско-консультационного центра «Дело и Сервис»

Положение о структурном подразделении является локальным нормативным актом организации, который определяет порядок создания подразделения, правовое и административное положение подразделения в структуре организации, задачи и функции подразделения, его права и взаимоотношения с другими подразделениями организации, ответственность подразделения в целом и его руководителя.

Поскольку требования к положениям о структурных подразделениях и правила их разработки законодательством не установлены, каждое предприятие самостоятельно решает, какие вопросы организации деятельности конкретного подразделения должны быть урегулированы в этих локальных нормативных актах.

Начнем с того, что понимается под структурным подразделением и на какой тип подразделения разработаны приводимые ниже рекомендации.

Структурное подразделение представляет собой официально выделенный орган управления определенным участком деятельности организации (производства, обслуживания, пр.) с самостоятельными задачами, функциями и ответственностью за их выполнение. Подразделение может быть как обособленным (филиал, представительство), так и не обладающим полными признаками организации (внутренним). Как раз для второго типа подразделений, то есть внутренних, подготовлены настоящие рекомендации.

Как следует из Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденного постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37 (с изм. на 12.11.2003), разработкой положений о структурных подразделениях должен заниматься отдел организации и оплаты труда. Поскольку такое подразделение создается далеко не в каждой организации, то обычно эта работа поручается либо службе персонала, которая чаще всего является инициатором введения положений, либо кадровой службе (отделу кадров). К совместной работе может также подключаться юридический или правовой отдел.

В отдельных организациях принято, что каждое структурное подразделение самостоятельно разрабатывает для себя положение. Вряд ли такую практику можно назвать правильной, особенно, если компания не выработала единые правила и требования к этим локальным нормативным актам.

Общее руководство работами по составлению положений о структурных подразделениях, как правило, осуществляет заместитель руководителя организации (по персоналу, по административным и иным вопросам).

Виды структурных подразделений

Присваивая структурному подразделению наименование, в первую очередь, необходимо определиться с тем, какой вид подразделения создается. Наиболее распространенным является структурирование организации на следующие подразделения:

1) управления . Это подразделения, образованные по отраслевому и функциональному признаку, и обеспечивающие реализацию отдельных направлений деятельности организации и осуществляющие управление организацией. Обычно они создаются в крупных компаниях, органах государственной власти и местного самоуправления и объединяют в своем составе более мелкие функциональные подразделения (например, департаменты, отделы);

2) отделения . На отделения чаще всего структурируются лечебно-профилактические, медицинские учреждения и организации. Это обычно отраслевые или функциональные подразделения, так же как и управления, объединяющие в своем составе более мелкие функциональные подразделения.

На отделения также структурируются органы государственной власти (например, отделения создаются в региональных таможенных управлениях). Что касается банков и иных кредитных учреждений, то, как правило, отделения в них создаются по территориальному признаку и представляют собой обособленные структурные подразделения, регистрируемые в качестве филиалов;

3) департаменты . Они также представляют собой подразделения, структурированные по отраслевому и функциональному признаку, которые, так же как и управления обеспечивают реализацию отдельных направлений деятельности организации. Обычно, такие подразделения создаются в органах государственной власти и органах местного самоуправления; они объединяют в своем составе более мелкие структурные единицы (чаще всего - отделы). Департаменты также создаются в представительствах иностранных компаний и в компаниях, в которых управление организуется по западным моделям;

4) отделы . Под отделами понимаются функциональные структурные подразделения, отвечающие за конкретное направление деятельности организации или за организационно-техническое обеспечение реализации одного или нескольких направлений деятельности организации;

5) службы . «Службой» чаще всего называют группу объединенных по функциональному признаку структурных единиц, имеющих родственные цели, задачи и функции. При этом управление или руководство этой группой осуществляется централизованно одним должностным лицом. Например, служба заместителя директора по персоналу, может объединять отдел кадров, отдел развития персонала, отдел организации и оплаты труда, другие структурные единицы, выполняющие функции, связанные с управлением персоналом. Она возглавляется заместителем директора по персоналу и создается для реализации единой кадровой политики в организации.

Служба также может быть создана как отдельное структурное подразделение, образованное по функциональному признаку и предназначенное для обеспечения деятельности всех структурных подразделений организации в рамках реализации одного направления. Так, служба безопасности является структурным подразделением, которое обеспечивает физическую, техническую и информационную безопасность всех структурных подразделений организации. Служба охраны труда также чаще всего создается как самостоятельное структурное подразделение и для реализации вполне конкретной задачи - для координации деятельности по охране труда во всех структурных подразделениях организации;

6) бюро . Эта структурная единица создается либо в составе более крупного подразделения (например, отдела), либо как самостоятельное подразделение. В качестве самостоятельной структурной единицы бюро создается для ведения исполнительной деятельности и обслуживания деятельности иных структурных подразделений организации. В основном «бюро» традиционно называют структурные единицы, связанные с «бумажной» (от франц. bureau - письменный стол) и справочной работой.

Помимо вышеперечисленных в качестве самостоятельных структурных подразделений создаются производственные единицы (например, цеха ) или единицы, обслуживающие производство (например, мастерские, лаборатории ).

Обоснование создания того или иного самостоятельного структурного подразделения, как правило, увязывается с традициями организации (признанными или неформальными), методами и целями управления. Косвенно на выбор вида подразделения влияет численность персонала. Так, например, в организациях со среднесписочной численностью работников свыше 700 человек создаются бюро охраны труда при штатной численности работников 3 - 5 единиц (включая начальника). Если в штат структурного подразделения, отвечающего за обеспечение охраны труда, входит 6 единиц, то оно именуется отдел охраны труда.

Если обратиться к организационной структуре федеральных органов исполнительной власти, то можно обнаружить следующую зависимость: штатная численность управления составляет не менее 15 - 20 единиц, отдела в составе управления - не менее 5 единиц, самостоятельного отдела - не менее 10 единиц.

Правила и принципы структурирования коммерческой организации, нормативы штатной численности конкретного подразделения ее руководство определяет самостоятельно. Однако при этом следует учитывать тот факт, что дробление организационной структуры на самостоятельные подразделения, состоящих из 2 - 3 единиц, руководители которых не имеют права на принятие управленческих решений, приводит к «размыванию» ответственности и утрате контроля за деятельностью всех структурных единиц.

Как уже отмечалось, самостоятельные подразделения, в свою очередь, могут быть разделены на более мелкие структурные подразделения. К таковым относятся:

а) секторы . Секторы (от лат. seco - разрезаю, разделяю) создаются в результате временного или постоянного деления более крупного структурного подразделения. Временное структурирование имеет место, когда в составе отдела для решения конкретной задачи или выполнения конкретного проекта выделяются два или более специалиста, возглавляемые главным или ведущим специалистом; после выполнения поставленной задачи сектор расформировывается. Основными функциями постоянного сектора является реализация конкретного направления деятельности основного подразделения или решение определенного круга вопросов. Например, в финансовом отделе в качестве постоянных могут создаваться сектор финансирования операционных расходов, сектор методологии и налогообложения, сектор финансирования инвестиций и кредитования, сектор бюро ценных бумаг и анализа; в качестве временного может быть создан сектор по реализации конкретного инвестиционного проекта;

б) участки . Эти структурные подразделения создаются по тому же принципу, что и постоянные секторы. Обычно они строго ограничены «зонами» ответственности - каждый участок отвечает за конкретное направление работы. Обычно деление структурного подразделения на участки - условное и не закрепляется в штатном расписании (или в структуре организации);

в) группы . Группы представляют собой структурные единицы, создаваемые по тем же принципам, что и секторы, участки - они объединяют специалистов для выполнения конкретной задачи или реализации конкретного проекта. Чаще всего группы носят временный характер, и их создание не отражается в общей структуре организации. Обычно группа действует в отрыве от других специалистов структурного подразделения, в составе которого она создана.

Конкретное наименование подразделения обозначает основное направление деятельности выделенной структурной единицы. Существует несколько подходов к установлению наименований подразделений.

Прежде всего - это наименования, которые в своем составе содержат указание на вид подразделения и на основную его функциональную специализацию, например: «финансовый отдел», «экономическое управление», «рентгенодиагностическое отделение». Наименование может быть производным от наименований должностей главных специалистов, возглавляющих эти подразделения или курирующих деятельность этих подразделений, например, «служба главного инженера», «отдел главного технолога».

Наименование может и не содержать указания на вид подразделения. Например, «канцелярия, «бухгалтерия», «архив», «склад».

Производственным подразделениям наименования присваиваются чаще всего по виду выпускаемой продукции или по характеру производства. В этом случае к обозначению вида подразделения присоединяется наименование производимой продукции (например, «колбасный цех», «литейный цех») или основная производственная операция (например, «цех по сборке кузовов автомобилей», «цех ремонта и реставрации»).

В том случае, если перед структурным подразделением ставятся задачи, соответствующие задачам двух или более подразделений, то это отражается в наименовании - например, «финансово-экономический отдел», «отдел маркетинга и сбыта», и т.д.

В законодательстве нет правил установления наименований структурных подразделений - как правило, организации присваивают их самостоятельно с учетом вышеизложенных правил. Ранее государственные предприятия руководствовались официально утверждаемыми штатными нормативами численности структурных подразделений, Единой номенклатурой должностей служащих (постановление Госкомтруда СССР от 09.09.1967 № 443) и Номенклатурой должностей управленческого персонала предприятий, учреждений и организаций (постановление Госкомтруда СССР, Госкомстата СССР и Минфина СССР от 03.06.1988).

В настоящее время для определения наименования структурного подразделения целесообразно воспользоваться уже упоминавшимся Квалификационным справочником должностей руководителей, служащих и других специалистов, содержащим наименования руководителей общих для всех отраслей экономики подразделений (начальников отделов, заведующих лабораториями, др.). Кроме того, при решении этого вопроса также следует руководствоваться Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).

Состав реквизитов Положения

Основными реквизитами положения<*> о структурном подразделении как документа являются:

1) наименование организации;

2) наименование документа (в данном случае - Положение);

3) регистрационный номер;

4) заголовок к тексту (в данном случае он формулируется как ответ на вопрос, о каком структурном подразделении это Положение, например: «О финансовом отделе», «Об отделе кадров»);

5) гриф утверждения. Как правило, положения о структурных подразделениях утверждаются руководителем организации (непосредственно либо специальным распорядительным актом). Учредительными документами или локальными нормативными актами организации право утверждать положения о структурных подразделениях может быть предоставлено иным должностным лицам (например, заместителю руководителя организации по персоналу). В отдельных организациях принято, что положения о структурных подразделениях утверждаются органом, уполномоченным учредителями (участниками) юридического лица;

6) текст;

7) отметки о согласовании (если Положение в соответствии с принятыми в организации правилами подлежит внешнему согласованию, то проставляется гриф согласования, если только внутреннему - то визы согласования). Обычно проект Положения проходит только внутреннее согласование. Перечень структурных подразделений, с которыми он согласовывается, определяется организацией самостоятельно.

Проект Положения о структурном подразделении подлежит согласованию:

С вышестоящим руководителем (если подразделение входит в состав более крупного подразделения);

С заместителем руководителя организации, курирующим деятельность подразделения в соответствии с распределением обязанностей между руководящими работниками;

С руководителем службы персонала или иного подразделения, осуществляющего управление персоналом;

С начальником юридического или правового подразделения либо с юристом организации.

Во избежание неточностей в формулировках взаимоотношений подразделения с другими структурными подразделениями, дубляжа функций в положениях о разных структурных подразделениях, желательно, чтобы проект Положения был согласован с руководителями тех структурных единиц, с которыми взаимодействует подразделение. Если количество подразделений, с которыми должен быть согласован проект Положения, свыше трех, то визы согласования желательно оформить в виде отдельного листа согласований.

Такой реквизит, как дата издания может не проставляться, поскольку датой Положения фактически будет считаться дата его утверждения. Также может не указываться и номер, поскольку для каждого структурного подразделения разрабатывается свое Положение.

Текст Положения может быть структурирован на разделы и подразделы. Наиболее простой является структуризация на разделы:

1. «Общие положения».

2. «Цели и задачи».

3. «Функции».

4. «Права».

Более сложной является структура, в которой к вышеперечисленным разделам добавляются разделы:

«Структура и штатная численность»;

«Руководство (управление)»;

«Взаимодействие»;

«Ответственность».

Еще более сложной является структура, в которую включаются специальные разделы, посвященные условиям работы подразделения (рабочему режиму), вопросам контроля и проверки деятельности структурного подразделения, оценки качества выполнения подразделением своих функций, имущества структурного подразделения.

Для того, чтобы показать, как проектируются положения о структурных подразделениях возьмем такое подразделение, как отдел кадров. Образец Положения по самой простой, но достаточной для технократической организации деятельности этого подразделения приводится в разделе «БУМАГИ» (стр. 91). Для разработки положений по этому образцу достаточно воспользоваться приводимыми ниже рекомендациями для первых четырех разделов. Что касается более сложных моделей положений о структурных подразделениях, то одна из них, подготовленная с учетом рекомендаций для всех разделов, будет опубликована в одном из следующих номеров журнала.

Раздел 1. «Общие положения»

В данном разделе Положения отражаются следующие вопросы:

1.1. Место подразделения в структуре организации

Если в организации существует такой документ, как «Структура организации», то место подразделения определяется на его основании. Если такого документа нет, то в Положении указывается место подразделения в системе управления организацией, а также описывается, что собой представляет это структурное подразделение - самостоятельную единицу или единицу, входящую в состав более крупного структурного подразделения. В том случае, если наименование подразделения не позволяет определить вид подразделения (например, архив, бухгалтерия), то в Положении желательно указать, на каких правах оно создано (на правах отдела, департамента, пр.).

1.2. Порядок создания и ликвидации подразделения

Как правило, структурное подразделение в коммерческой организации создается по приказу руководителя организации по его единоличному решению или во исполнение решения, принятого учредителями (участниками) юридического лица или уполномоченного ими органа. Реквизиты документа, на основании которого создано подразделение, указываются при констатации факта создания структурного подразделения.

В этом же пункте определяется порядок ликвидации подразделения: кем принимается такое решение и каким документом оно оформляется. Если работодатель устанавливает в своей организации особые правила ликвидации подразделения, то здесь же целесообразно описать процедуру ликвидации (привести перечень ликвидационных мероприятий, сроки их проведения, порядок выплаты работникам компенсаций). Если в организации применяются общие правила сокращения штата работников организации, то в данном пункте Положения достаточно ограничиться отсылкой к соответствующим статьям Трудового кодекса РФ.

Крайне нежелательно использовать понятие «упразднение структурного подразделения», так как под упразднением понимается прекращение деятельности структурного подразделения не только в результате ликвидации подразделения, но и в результате его преобразования в иное. Однако, поскольку этот вопрос все же желательно урегулировать, то в Положении необходимо предусмотреть порядок изменения статуса структурного подразделения (его слияния с другим подразделением, преобразования в иной вид подразделения, выделения из его состава новых структурных подразделений, присоединения подразделения к иному подразделению).

1.3. Подчиненность структурного подразделения

В данном пункте указывается, кому подчиняется структурное подразделение, то есть какое должностное лицо осуществляет функциональное руководство деятельностью подразделения. Как правило, технические подразделения подчиняются техническому директору (главному инженеру); производственные - заместителю директора по производственным вопросам; планово-экономические, маркетинговые, сбытовые подразделения - заместителю директора по коммерческим вопросам. При таком распределении ответственности между руководящими работниками непосредственно руководителю организации может подчиняться канцелярия, юридический отдел, отдел по связям с общественностью и иные административные подразделения.

Если структурное подразделение входит в состав более крупного подразделения (например, отдел в составе управления), то в Положении указывается, кому (наименование должности) функционально подчиняется это подразделение.

1.4. Основополагающие документы, которыми руководствуется подразделение в своей деятельности

Помимо решений руководителя организации и общих локальных нормативных актов организации, в Положении перечисляются специальные локальные нормативные акты (например, для канцелярии - Инструкция по делопроизводству в организации, для отдела кадров - Положение о защите персональных данных работников), а также общеотраслевые и отраслевые законодательные акты (например, для бухгалтерии - Федеральный закон «О бухгалтерском учете», для отдела по защите информации - Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации»).

Конструкция этого пункта Положения может быть следующей:

«1.4. Отдел осуществляет свою деятельность на основе: _____________________________»

(наименование документов)

«1.4. В своей деятельности отдел руководствуется:

1.4.1. ______________________________________________________________________.

1.4.2. ______________________________________________________________________»

«1.4. При решении своих задач и выполнении своих функций отдел руководствуется:

1.4.1. ________________________________________________________________________.

1.4.2. _______________________________________________________________________»

1.5. Иное

В Положении о структурном подразделении могут приводиться иные сведения, определяющие статус подразделения. Так, например, здесь может быть указано место нахождения структурного подразделения.

В этом же разделе Положения может приводиться перечень основных терминов и их определений. Целесообразно это делать в положениях о структурных подразделениях, выполняющих специфические функции, и в штат которых входят специалисты, выполняющие обязанности, не связанные с основными задачами подразделения (например, в Положении об отделе по защите информации желательно дать пояснения, что понимается под «утечкой информации», «объектом информации», «противодействием» и т.д.).

Кроме того, в раздел «Общие положения» можно вынести и иные вопросы, которые будут рассмотрены далее в составе других разделов Положения о структурном подразделении.

• Кадровое делопроизводство

Ключевые слова:

1 -1

Положение о подразделении (положение об отделе) - это правовой акт, устанавливающий статус, функции, права, обязанности и ответственность структурных подразделений .

Положение о подразделении - содержание

Положение о подразделении может быть типовым и индивидуальным. Типовые положения (например, типовое положение об отделе кадров) разрабатываются для однотипных организаций и структурных подразделений. При наличии типового положения индивидуальные разрабатываются на его основе (например, положение об отделах банка Н-ского филиала). Таким образом, типовое положение, как пример положения о структурном подразделении, часто используется в практической работе.

Не существует нормативно установленных требований к содержанию положения о подразделении. Типовое положение об отделе может включать следующие разделы:

1. Общие положения;
2. Основные задачи;
3. Функции;
4. Права;
5. Ответственность;
6. Взаимоотношения.

Как правило, при разработке положения о подразделении в разделе «Общие положения» указываются полное официальное наименование подразделения, дата, номер и наименование правового акта, на основании которого создано и действует подразделение, чем руководствуется подразделение в своей деятельности, кем возглавляется и кому подчиняется, порядок назначения и освобождения от должности руководителя подразделения, наличие у подразделения печати.

Раздел «Основные задачи» - это перечень крупных задач, решаемых подразделением и определяющих характер и направления деятельности подразделения.

В разделе «Функции» перечисляются действия или виды работ, которые должно выполнять подразделение для осуществления поставленных перед ним задач. Функции должны полностью отражать специфику деятельности подразделения.

В разделе «Права» перечисляются права, которыми должен обладать руководитель для эффективной деятельности.

Раздел «Ответственность» устанавливает виды дисциплинарной, административной и (при необходимости) уголовной ответственности, которую может нести руководитель подразделения в случае невыполнения подразделением своих обязанностей.

В разделе «Взаимоотношения» регламентируются информационные и документационные потоки подразделения; основные документы, создаваемые им; указывается, с какими подразделениями и организациями осуществляется взаимодействие, какую информацию получает и представляет подразделение; устанавливаются периодичность и сроки представления; в каком порядке и кем рассматриваются возникающие разногласия.

Положение об отделе - ответственность

Положения о структурных подразделениях визируются руководителем службы кадров, юристом, заместителем руководителя организации, курирующим данное подразделение, а также руководителем других структурных подразделений, с которыми данное подразделение взаимодействует в работе.

Положения о подразделениях подписываются руководителем подразделения и утверждаются руководителем организации. Положение о подразделении может утверждаться распорядительным документом(постановлением, приказом, распоряжением), если одновременно с утверждением документа необходимо дать поручения, связанные с его применением.

Положение о подразделении - оформление

Положение о структурном подразделении оформляется на общем бланке организации.

Обязательными реквизитами положения о структурном подразделении являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и номер документа (при непосредственном утверждении руководителем), место составления, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа, гриф утверждения.

Разработка положения о структурном подразделении предприятия

Как построить типовое Положение о структурном подразделении в Business Studio и как на его основе построить действующее Положение об отделе (в качестве примера Положения о структурном подразделении рассматривается Положение об отделе кадров) можно подробно посмотреть в методике «

На многих государственных и коммерческих предприятиях в качестве одного из локальных документов разрабатывается Положение о структурных подразделениях. В этом акте, кроме вопросов, касающихся развития коллектива, могут освещаться правила общения персонала, порядок участия сотрудников в распределении прибыли, особенности повышения квалификации служащих и так далее. Рассмотрим далее подробно, как составляется Положение о структурном подразделении. Образец документа также будет представлен в статье.

Особенности

Рассматриваемый документ выступает как организационно-технологический акт. В нем определяются:

1. Место отдела в системе предприятия.
2. Функциональная нагрузка, технологическая ответственность.
3. Нормативные документы, которыми регламентируется деятельность подразделения организации.

Составление акта осуществляется непосредственно в отделе предприятия. Ответственность за это несет его начальник. Руководитель организации должен рассмотреть и подписать документ. Не предприятии может быть один отдел или несколько. Создание подразделений должно осуществляться по принципу целесообразности. Их деятельность должна быть обоснована и эффективна.

Разделы

Структурное подразделение (примеры: кадровая служба, бухгалтерия, финансовый отдел и пр.) выполняет определенные функции. При составлении документации учитывается специфика деятельности, график, наличие/отсутствие материальной ответственности служащих. В рассматриваемом акте присутствуют следующие разделы:

1. Общие положения.
2. Задачи.
3. Структура.
4. Функции.
5. Взаимодействие с другими отделами.
6. Обязанности, права и полномочия.
7. Ответственность.

Раздел "Общие положения" устанавливает подчиненность отдела конкретному лицу. В нем может также определяться область распространения документа. В частности, речь идет о требованиях к содержанию, правилах составления, принятия, регистрации, внесения дополнений/изменений акта. Здесь же устанавливается правовое положение подразделения. В разделе "Задачи" формулируются ключевые направления деятельности отдела. На любое обособленное подразделение возлагаются обязанности решать вопросы с учетом требований современности. Так, задачи отдела кадров могут предполагать не только прием и увольнение сотрудников. В его обязанности может входить комплексное решение вопросов по формированию эффективно действующего коллектива.

Система и функции

В этом разделе освещается организация работы отдела. В частности, устанавливается численный состав, конкретные обязанности сотрудников. В процессе составления этого раздела может применяться матрица распределения управленческих функций. Если же она отсутствует, то применяются сведения из Квалификационного справочника должностей начальников, специалистов и иных служащих. При установлении функций сотрудников можно воспользоваться также нормами ГОСТ.

Служебные связи с прочими отделами

Организация работы должна осуществляться таким образом, чтобы взаимоотношения между разными участками предприятия были максимально эффективными. При составлении раздела необходимо учесть, что описывать нужно не взаимодействие отдельных сотрудников, а целых отделов. Поэтому ориентироваться необходимо, в первую очередь, на служебные связи между начальниками. В разделе можно указать на необходимость согласования взаимодействий между рядовыми сотрудниками разных отделов. То есть, Положение о структурных подразделениях определяет, нужно ли служащему получать разрешение на взаимодействие с другими специалистами. Отдельно оговаривается, с кем именно следует согласовывать те или иные мероприятия: со своим начальником или должностным лицом другого отдела.

Компетенция и ответственность

Разделы "Ответственность" и "Права и обязанности" составляется в соответствии с возложенными на отдел функциями. Содержание этих разделов можно взять из должностных инструкций. Однако при этом следует учитывать, что Положение о структурных подразделениях наделяет возможностями, устанавливает ответственность и обязанности не конкретного сотрудника, а весь отдел в целом. При желании можно расписать их и относительно каждого служащего. Однако целесообразнее установить полномочия, обязанности для всех работников, выделив отдельно их для начальника отдела. Ответственность можно установить индивидуальную и коллективную. Первая, соответственно, будет относиться к начальнику, а последняя - к сотрудникам. Утверждение Положения о структурном подразделении осуществляется после его согласования с юристом предприятия.

Требования к содержанию

Положение о структурных подразделениях не считается обязательным документом, предусмотренным трудовым законодательством. Но именно в этом акте закрепляется распределение задач, обязанностей и функций между отделами и служащими внутри одного предприятия. Требования к содержанию могут устанавливаться локальными документами (стандартами). Если они отсутствуют на предприятии, то можно использовать "шаблонное" Положение о структурном подразделении - образец. В любом случае в процессе составления документа необходимо исходить из того, что в нем должны присутствовать следующие сведения:

1. Место в системе предприятия (обособленное подразделение или входящее в состав управления, департамента и пр.).
2. Нормативная база. Здесь указываются документы, регламентирующие деятельность (ФЗ, Устав и пр.).
3. Структура отдела.
4. Непосредственный начальник.
5. Ключевые задачи.
6. Ответственность, обязанности, права.

Во избежание возникновения споров по вопросам компетенции необходимо тщательно продумать содержание документа, постараться составить его емким и подробным.

Положение о структурном подразделении организации: назначение

Документ выступает внутренним (локальным) актом. Он составляется для организационно-юридического закрепления за отделом управленческих функций, рационального разделения компетенции между сотрудниками. Акт определяет ответственность и обязанности начальника. Положение выступает как составной элемент документации предприятия. Он является основанием для разработки типовых, персональных (при необходимости) должностных инструкций служащих. Документ разрабатывается согласно действующим организационно-управленческим актам.

Элементы

Положение включает в себя:

1. Титульный лист.
2. Название.
3. Основное назначение.
4. Нормативное основание деятельности отдела.
5. Описание структуры.
6. Функции отдела и распределение ответственности.
7. Информационное и материальное обеспечение.
8. Взаимодействие.
9. Конфиденциальность и делопроизводство.
10. Обеспечение безопасности и надлежащих условий труда.

Состав и порядок разделов, названия отдельных блоков могут изменяться в соответствии со спецификой подразделения.

Характеристика отдела

Раздел "Основное назначение" описывает:

1. Место подразделения в системе предприятия.
2. Подчиненность.
3. Целевое назначение.
4. Правила формирования и ликвидации отдела.

В блоке "Нормативное основание деятельности" приводится перечень документов, в соответствии с которыми разрабатывается Положение, и будет функционировать подразделение. В следующем разделе указывается информация с учетом специфики отдела. В нем, в частности, описывается:

1. Структура подразделения, порядок, в соответствии с которым она формируется и утверждается.
2. Правила назначения на должность начальника, освобождения и замещения. При необходимости описываются квалификационные требования (стаж, категория, образование).
3. Задачи руководителя отдела.
4. Наличие и количество заместителей, порядок, в соответствии с которым между ними распределяются должностные обязанности.
5. Правила утверждения Положений, регламентирующих деятельность структурных единиц подразделения, служебных инструкций для сотрудников.
6. Порядок, в соответствии с которым формируется штат отдела.

Способы отражения информации

Структура подразделения может описываться:

1. Графическим методом. Он представляет собой схематичное отражение структурных единиц. Административные взаимосвязи выделяются сплошными линиями, функциональные - пунктирными.
2. Текстовым способом. В этом случае используется перечисление структурных единиц (групп сотрудников, исполняющих обязанности по конкретным направлениям, или отдельных служащих), приводится описание взаимодействий.

Функции и распределение ответственности

В данном разделе описывают:

1. Основные виды деятельности или работы, которые должен выполнять отдел для реализации задач, поставленных перед ним.
2. Порядок распределения ответственности и функций между сотрудниками.
3. Должностные обязанности, индивидуальные права начальника в соответствии с действующими нормативными актами. Здесь же описывается его ответственность.

Функции излагаются в порядке очередности исполнения или их значимости. В Положении, как правило, оговаривается, что ответственность сотрудников определяется их должностными инструкциями.

Взаимодействие

В этом разделе определяются:

1. Взаимоотношения подразделения с прочими отделами и должностными лицами на уровне информационных и материальных потоков. К последним относят связи, касающиеся деятельности, движения ценностей. Информационное взаимодействие осуществляется посредством передачи документации.
2. Сроки и периодичность выполнения работ, предоставления сведений, материальных ценностей и пр.
3. Порядок, в соответствии с которым осуществляется разрешение конфликтных ситуаций, возникающих между отделами.

Информационное и материальное обеспечение

Этот раздел содержит сведения о:

1. Внутренних и внешних источниках, порядке оснащения отдела мебелью, оборудованием, организационно-техническими средствами и так далее.
2. Ведении учета и обеспечении сохранности ценностей.
3. Порядке предоставления нормативных документов, литературы и прочих информационных ресурсов.

Конфиденциальность и делопроизводство

Этот блок включает в себя сведения о номенклатуре тех дел, которые ведет подразделение. Также в этом разделе указывается лицо, которое несет ответственность за их производство. В случае большого объема номенклатура дел приводится в отдельном документе (приложении). При необходимости в раздел включают виды конфиденциальных сведений, правила обращения с ними и ответственность за разглашение.

Обеспечение безопасных условий труда

В этом разделе приводятся правила поддержания надлежащего санитарно-гигиенического состояния помещений, закрепленных за подразделением. В нем также описывается порядок обеспечения безопасности деятельности. В разделе могут приводиться ссылки на нормативные документы, устанавливающие такие правила. В обязательном порядке указываются ответственные лица.

Составление и согласование документа

Разработка Положения осуществляется подразделением самостоятельно. Как правило, эта задача возлагается на начальника отдела. Сначала составляется проект документа. Он согласовывается с вышестоящей администрацией и заинтересованными служащими. К последним, в частности, могут относиться:

1. Руководители подразделений, с которыми взаимодействует отдел.
2. Начальник кадровой службы.
3. Руководитель юридического отдела.

Конкретный перечень согласующих единиц и служащих устанавливается начальником. Он же организует ознакомление сотрудников с Положением.

Изменения, отмена и пересмотр документа

Корректировки в Положение вносятся начальниками отделов в следующих случаях:

1. При плановом пересмотре документа.
2. При переименовании, реорганизации отдела, изменении его подчиненности, корректировках штатного расписания.
3. По инициативе сотрудников и начальника подразделения для повышения эффективности деятельности.
4. При изменении нормативной базы.

Порядок, в соответствии с которым согласуются изменения, аналогичен тому, что установлен для принятия самого Положения. Срок для внесения корректировок - 1 мес. В случае если необходимо внести большое количество изменений, составляется новая редакция Положения. Плановый пересмотр документа осуществляется не реже 1 раза в 5 лет. Отмена Положения производится при принятии новой редакции либо в случае ликвидации отдела. В случае необходимости изменения вносятся в уставные или учредительные документы предприятия.

Визирование

Руководитель предприятия определяет перечень сотрудников, которые должны поставить грифы согласования в Положении, в соответствии с приказом о распределении обязанностей. Во избежание неточностей, также дублирования тех или иных служебных взаимодействий, функций и, соответственно, для предотвращения вероятных разногласий между начальниками отделов впоследствии, практикуется визирование документов для конкретных служб администрацией тех участков предприятия, с которыми они находятся в постоянной служебной связи. Если грифов больше трех, то они оформляются на отдельной странице или создается "Лист согласования". На некоторых предприятиях предусматривается визирование Положений начальником юридической службы или юрисконсультом. Подписание документа производится, как выше было сказано, генеральным директором. Этим правом, однако, могут также наделяться и другие руководящие сотрудники. Ими могут быть заместители директора, обеспечивающие функционирование групп отделов.

Дополнительно

С утвержденным Положением о подразделениях должны ознакомиться все сотрудники предприятия. Служащие обязаны поставить свои подписи в документе. Для этого предусматривается специальная графа о доведении или ознакомлении сотрудников с Положением. Подписи ставятся по старшинству - сначала расписывается начальник отдела, затем все служащие. Для фиксации ознакомления с документом может использоваться метод, предусмотренный для должностных инструкций. Он заключается в составлении отдельного листа доведения Положения до сведения служащих. В качестве основания для внесения изменений в документ выступает приказ директора предприятия.

Способы и порядок его оформления аналогичны тем, что установлены для корректировок должностных инструкций. Вместе с этим необходимо учесть важный момент. Внесение корректировок в Положение о подразделениях может, а в ряде случаев обязательно должно повлечь изменение должностных инструкциях сотрудников. В противном случае возникнет несогласованность в деятельности всего предприятия. Положение о подразделениях не обязательно, но крайне желательно разработать, поскольку оно существенно оптимизирует деятельность отделов. С помощью этого документа становится более четким и слаженным взаимодействие между сотрудниками предприятия, начальниками и заместителями. Этот документ значительно упрощает контроль и управление предприятием.

В зависимости от масштабов и специфики деятельности организации, ее отраслевой принадлежности и особенностей управления, требований законодательства и иных факторов в организации могут создаваться структурные подразделения. Такие подразделения могут создаваться как внутри организации (например, отделы, службы, управления и т.д.), так и быть обособленными подразделениями. К последним относятся в том числе филиалы и представительства.

А нужно ли разрабатывать положения о структурных подразделениях и как их составлять, расскажем в нашей консультации.

Обязательно ли Положение о структурных подразделениях организации?

Обязательность утверждения Положения о структурном подразделении зависит от вида такого подразделения.

Например, организация решила создать представительство или филиал. Напомним, что представительство - это обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения, которое представляет интересы юридического лица и осуществляет их защиту (п. 1 ст. 55 ГК РФ). А филиал - это обособленное подразделение юридического лица, которое расположено вне места его нахождения и осуществляет все его функции или их часть, в т.ч. функции представительства (п. 2 ст. 55 ГК РФ).

Несмотря на то, что представительства и филиалы не являются юридическими лицами, закон указывает, что действуют они на основании утвержденных им положений (п. 3 ст. 55 ГК РФ).

А если организация создает новый отдел или организует департамент, нужно ли разрабатывать и утверждать положение о таком структурном подразделении? В этом случае разработка положений отдается на усмотрение самой организации. Однако учитывая, что одними из целей создания структурных подразделений являются совершенствование системы управления и повышение эффективности деятельности организации в целом, разработка таких положений считается целесообразной. Ведь именно в положении можно раскрыть задачи и функции структурного подразделения, его подчиненность и порядок взаимодействия с другими подразделениями и работниками организации, а значит, — создать основу для эффективного функционирования такого подразделения.

Положение о структурном подразделении - образец

Положение о структурном подразделении организации составляется в произвольной форме. Структура Положения о структурном подразделении обычно выглядит так:

• общие положения;
• основные задачи и функции структурного подразделения;
• права и ответственность структурного подразделения;
• взаимодействие с другими структурными подразделениями организации.

Что касается Положения о филиале, то оно может состоять, в частности, из таких разделов:

• общие положения;
• правовой статус филиала;
• имущество филиала;
• финансово-хозяйственная деятельность филиала;
• управление филиалом;
• контроль финансово-хозяйственной деятельности филиала;
• бухгалтерский учет и отчетность;
• трудовые отношения в филиале;
• прекращение деятельности филиала.

Порядок разработки Положения о структурном подразделении устанавливается самой организацией и зависит от вида такого подразделения. Если в организации создаются филиал или представительство, для этого потребуется решение общего собрания участников, принятое в общем случае большинством не менее 2/3 голосов от общего числа голосов участников ООО (п. 1 ст. 5 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ ).

Если же речь идет о создании внутреннего структурного подразделения (например, отдела), для этого достаточно решения руководителя организации, если иное не предусмотрено Уставом.

Приведем для Положения о структурном подразделении организации образец его заполнения в случае с отделом бухгалтерии.

Начнем с того, что отметим две важных детали:
1. Написание положений актуально, если есть реальное деление организации на эти самые подразделения.
2. Наличие рассматриваемых положений не обязательно для организации.

Структурное подразделение организации - выделенная в установленном порядке, но не обладающая признаками юридического лица и не являющаяся обособленной, часть предприятия, на которую возлагаются самостоятельные задачи, функции и ответственность.

Основным критерием для выделения части предприятия (работников) в отдельную структуру является возложение на неё особых задач и функций, а также придание особых полномочий, необходимых для решения этих задач.

Практика управления показывает, что эффективно организовать работу и осуществлять контроль возможно, если в непосредственном подчинении у одного руководителя находится не более 8-10 работников. Следовательно, желательно деление крупных подразделений на более мелкие структурные единицы:

• управления - отделы, службы;
• цеха - секторы, участки;
• отделы - отделения, секторы, участки.

Наиболее важной составной частью положений является разграничение зон ответственности и упорядочение взаимосвязей между подразделениями. Попробуйте свои существующие "прямоугольники" (структурные подразделения) соединить между собой линиями, указывающими на их связи. Получится картинка напоминающая паутину. А если Вы проанализируете круг вопросов, по которым идет взаимодействие, то я уверен, что обнаружите массу "пустых" (информация просто не нужна тому отделу, куда она поступает) и дублирующих друг друга связей. А ведь организационное построение и в частности разрабатываемые положения направлены именно на то, чтобы упорядочить эти информационные потоки, уменьшить время их прохождения от исполнителя до руководителя и обратно, и в конечном счете повысить качество и скорость принятия решений.

Разработка положения о структурном подразделении

Во-первых , определите задачи, для решения которых создается структурное подразделение. Задачи, ставящиеся перед ним, должны быть реальными, пусть даже и кажущимися невыполнимыми на данном этапе, но выполнимыми в принципе. В дальнейшем, в процессе комплектации этого подразделения сотрудниками, Вы будете оценивать людей на предмет их способности к решению поставленных задач, определять, есть ли необходимость привлечения специалистов со стороны или достаточно собственного кадрового ресурса, а также планировать обучение персонала.

Во-вторых , определите функции (действия), которые должно выполнять подразделение для решения поставленных задач.

В-третьих , сгруппируйте однотипные функции по отдельным направлениям, определите количество необходимого персонала, путем распределения функций среди виртуальных работников и расчетом норм времени на их выполнение (либо другим способом), проанализируйте возможность контроля руководителем подразделения за выполнением всех возложенных на подразделение функций и определите, нет ли необходимости создания внутри подразделения более мелких структурных единиц.

После завершения данной работы отдайте проект "Положения" на согласование в заинтересованные подразделения (они определены на предыдущем этапе работы). Соберите замечания и предложения. Проанализируйте их, если они существенные и конструктивные (будьте аккуратны, ведь вы отбираете у других руководителей часть полномочий, что может лишить их статуса незаменимости), то соберите, так называемую "согласительную комиссию", решите все разногласия по содержанию.

Передайте в юридический отдел на проверку соответствия действующему законодательству и после получения положительного ответа, утвердите документ у руководителя.

В отдельных организациях, чаще это присуще государственным и муниципальным органам или бюджетным учреждениям, порядок разработки и утверждения Положений закрепляется отдельным документом "Инструкция о порядке составления, согласования и утверждения Положений о структурных подразделениях".

Можно при разработке Положения пойти другим, более простым путем. И взять за основу "Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих", так как основные задачи и функции подразделения могут являться производными от должностных обязанностей соответствующих руководителей и специалистов, и наоборот. При этом задачи и функции структурного подразделения должны быть обязательно уточнены и дополнены применительно к вашей организации. К примеру, функции отдела маркетинга и рекламы будут определяться путем сложения должностных обязанностей начальников отдела маркетинга и рекламы, в соответствии с задачами, возлагающимися на данный отдел, и с учетом специфики структурного построения и деятельности данного предприятия.

Главное - неформальный подход к разработке Положения. Излишний бюрократизм, применение типовых, штампованных формулировок, приведет к тому, что единожды ознакомившись при приеме на работу с таким документом сотрудник к нему больше никогда не обратиться и соответственно не будет в дальнейшем опираться на него в работе.

Обязанность разработки Положений о структурных подразделениях обычно возлагается на отдел организации и оплаты труда, а при его отсутствии, на отдел кадров или юридический отдел.

В положении должны быть определены: порядок создания и правовое положение подразделения в ионизационной структуре предприятия; структура подразделения и его штатная численность; задачи, функции, права и ответственность, а также порядок взаимодействия подразделения с иными структурами организации.

Как следует из определения, Положение может состоять из следующих разделов:

1. Общие положения.
2. Структура и штатная численность.
3. Задачи.
4. Функции.
5. Права.
6. Взаимодействие.
7. Ответственность.

Приведенная структура документа является рекомендуемой. На практике разделов в Положении может быть как больше (могут добавляться: имущество и средства (бюджет), условия оплаты труда, организация работы, порядок утверждения и внесения изменений и т. д.), так и меньше.

В качестве примера приведем несколько образцов типовых положений: